Elfogadják a hatóságok az e-hiteles cégkivonatot?

A vállalkozások életében gyakori, hogy az ügyintézés során a hivatalos szervek, pályázatkezelők vagy pénzintézetek cégkivonatot kérnek. Ilyen esetekben pedig adott a kérdés: elegendő-e az elektronikus hitelesítés és dokumentum?

• Mi az a cégkivonat?
  • Mit tartalmaz a cégkivonat?
  • Milyen hitelesítési típusokkal találkozunk?
• Milyen eljárásokban fogadják el az e-hiteles cégkivonatot?
  • Mikor van szükség hagyományos, hiteles cégkivonatra?
• Mi a különbség az elektronikus és hagyományos hitelesítés között?
• Hogyan kérhetünk le e-hiteles cégkivonatot?
• Összefoglalás
• GYIK

Mi az a cégkivonat?

A cégek működését sok különböző előírás és jogszabály foglalja keretek közé, aminek elválaszthatatlan részei a különböző dokumentumok is, amelyek megléte és hozzáférhetősége a különböző ügyintézési folyamatok során is nélkülözhetetlen. Mivel ezek a papírok lényegében a cég előírás szerinti működésének bizonyítékai, gyakorlatilag természetes, hogy a szabályszerű eljárások során ezekre is szükség van, hogy az eljáró hatóság a bennük található adatok mentén biztosítsa a folyamatok hitelességét és megfelelőségét.

A kötelező és alapvető céges dokumentumok listáját hosszan sorolhatjuk, de kétségtelenül ezek közé tartozik a cégkivonat is. Ez a dokumentum minden gazdasági társulás számára kiemelt fontossággal bír, hiszen lényegében ez tartalmaz minden hivatalos, konkrét információt az adott cégről, amire az említett ügyintézési folyamatok során is szükség lehet. Ha úgy tetszik, a cégkivonat a cég adatainak leghitelesebb és könnyen hozzáférhető forrása, ami napjainkban már egyre többször nyújtható be e-hiteles cégkivonat formájában is.

Mit tartalmaz a cégkivonat?

A cégkivonat neve tulajdonképpen meglehetősen beszédes, hiszen a dokumentum valóban a cégről szóló adatok kivonata, tehát egy tényszerű felsorolás, amiből minden releváns információ kiderül, amire akár egy ügyintézés során is szükség lehet. A cégkivonatokat a cégjegyzékben találhatjuk meg, ebbe a jegyzékbe pedig minden cég számára kötelező a regisztráció, már közvetlenül a cégalapítás után. Az itt található információk naprakészek és könnyen hozzáférhetők és nem utolsó sorban hitelesek. Tartalmi szempontból az alábbi legfontosabb elemeket sorolhatjuk fel a cégjegyzékkel kapcsolatban:

• Cégnév, székhely és fióktelepek
• Cégjegyzékszám
• Képviseletre jogosultak adatai
• Tevékenységi körök
• Jegyzett tőke
• Módosítások és változások

Bár a cégkivonat nem tartalmaz minden adatot, az ügyintézési folyamatok során mégis ez az egyik legtöbbször igényelt, leginkább alapvető dokumentum, melyet papír alapon, vagy e-hiteles cégkivonat formájában be kell nyújtani az eljáró hatóság felé.

Milyen hitelesítési típusokkal találkozunk?

A cégkivonatok a hitelesítés módjai mentén három nagyobb csoportra oszthatók. Az, hogy az adott ügyintézéshez melyikre van szükség, leginkább az eljáró hatóság vagy az eljáráshoz tartozó törvényi keretek határozzák meg, így erről érdemes lehet előzetesen tájékozódni, nehogy problémába ütközzünk a dokumentumok benyújtása során vagy akár azután.

1. Ingyenes cégkivonat: ezek a dokumentumok bárki számára díjmentesen hozzáférhetők az e-cégjegyzéken keresztül. Tartalmi szempontból minden adatot közölnek, ugyanakkor semmilyen hitelesítéssel nem rendelkeznek, így csak tájékozódási célokat szolgálnak, ügyintézéshez nem használhatók.
2. Hiteles cégkivonat: a hiteles cégkivonatok már nem ingyenesen, hanem fizetés ellenében kérhetők le a cégjegyzékből vagy az illetékes hatóságtól, ám a legtöbb ügyintézéshez ez a típus már elegendő lesz. A papíron hitelesített cégkivonat mellett pedig természetesen e-hiteles cégkivonat is elérhető, mely egy elektronikusan aláírt, es3 formátumú dokumentum.
3. Közhiteles cégkivonat: ez a legmagasabb szintű hitelesítési mód, hiszen ezt a dokumentumot csak közjegyző, vagy az Igazságügyi Minisztérium Céginformációs Szolgálata adhatja ki. Pályázatok kapcsán például csak ez a típus használható és természetesen ebből is elérhető online verzió, az e-közhiteles cégkivonat.

Milyen eljárásokban fogadják el az e-hiteles cégkivonatot?

Az elmúlt évek digitalizációs törekvései nyomán egyre több hivatal és intézmény fogadja el az e-hiteles cégkivonatot, különösen az elektronikus ügyintézési rendszerekben. Ez a cégek és a hatóságok számára is kényelmesebb ügyintézést garantál, a fejlett technológiai megoldásoknak köszönhetően pedig az is könnyen ellenőrizhető, hogy egy elektronikusan hitelesített dokumentum, így például az e-hiteles cégkivonat is valóban megbízható forrásból származik-e, megfelelően hitelesített adatokkal. Ha pedig az a kérdés, hogy az e-hiteles cégkivonatot milyen ügyeknél fogadják el azt mondhatjuk, hogy az alábbi esetekben szinte kivétel nélkül megfelelő:

• NAV elektronikus eljárások során
• GINOP, VEKOP, EFOP stb. pályázatok esetén (jellemzően e-közhiteles dokumentumokat)
• Közbeszerzési eljárások - EKR rendszer használata esetén
• Cégkapus ügyintézés során

Mikor van szükség hagyományos, hiteles cégkivonatra?

Bizonyos helyzetekben sajnos továbbra sincs lehetőség az e-hiteles cégkivonat benyújtására, hiszen nem ritka, hogy az aktuálisan érvényes szabályozások a hagyományos formátumokat és hitelesítési módokat követelik meg a benyújtáskor. Ilyen lehetnek esetek pl.:

• Külföldi partnerek és ügyintézés során, hiszen nem minden országban ismerik el az elektronikus hitelesítést.
• Hitelfelvétel és banki eljárások esetén is sok pénzintézet igényli a hagyományos hitelesítést
• Papír alapú, kézzel aláírt szerződési dokumentáció esetén, igazodva a többi dokumentum típusához

A benyújtás előtt természetesen minden esetben érdemes érdeklődni az eljáró szervnél, hogy az e-hiteles cégkivonat is elfogadott formátum-e, avagy a hagyományos típusra lesz szükség.

Mi a különbség az elektronikus és hagyományos hitelesítés között?

A különbség lényegében meglehetősen nyilvánvaló, hiszen az e-hiteles dokumentumokat valamilyen elektronikus formában hitelesítik, azaz egy digitális aláírás és időbélyeg garantálja annak eredetiségét és sértetlenségét. Ez a formátum leginkább az elektronikus ügyintézés során használható, így egyszerűen benyújtható, továbbítható.
Ezzel szemben a papíralapú hitelesítés fizikai jelenlétet vagy kézbesítést igényel, és a hagyományos aláírások, pecsétek biztosítják a hitelességet. Ez megbízhatóbbnak tűnhet azok számára, akik nem jártasak az elektronikus dokumentumok hitelesítésének ellenőrzésében – de jogilag az e-hiteles verzió is teljes értékű. Fontos még megjegyezni azt is, hogy egy elektronikus dokumentum még nem egyenlő az e-hiteles verzióval, hiszen ehhez a már említett hiteles, elektronikus aláírásra is szükség van.

Hogyan kérhetünk le e-hiteles cégkivonatot?

Az e-hiteles cégkivonat a leggyorsabban online kérhető le, az elektronikus cégjegyzéken keresztül. A hiteles dokumentum letöltése és igénylése természetesen nem ingyenes, de cserébe pillanatok alatt hozzáférhetünk egy elektronikusan hitelesített, a hivatalos ügyintézések során is jól használható céges dokumentumhoz. Az eljáró hatóságok ráadásul a legtöbb esetben kifejezetten friss dokumentumokat kérnek, így az elektronikus hozzáférés még ezzel együtt is kényelmes megoldást kínál, ha e-hiteles cégkivonatra vagy más dokumentumra van szükség. 

Összefoglalás

A cégkivonat a vállalkozásokhoz tartozó egyik legalapvetőbb dokumentum, amire a legtöbb hivatalos eljárás során szinte biztosan szükség lesz. Az elektronikus ügyintézés elterjedésének köszönhetően egyre gyakrabban fogadják el az e-hiteles cégkivonatot is, de mindenképpen érdemes előzetesen tájékozódni, hiszen ez hatóságtól vagy ügytípustól függően változhat.

GYIK

1.Mennyi ideig érvényes egy e-hiteles cégkivonat?
Az e-hiteles cégkivonat jogilag az adott pillanatban hatályos adatokat tartalmazza, de a legtöbb eljárásban maximum 30 napnál nem régebbi dokumentumot fogadnak el. Egyes esetekben 8 napnál frissebb verzió is előírás lehet.

2.Hogyan ellenőrizhető egy e-hiteles dokumentum valódisága?
Az elektronikus dokumentumokat a PDF megnyitásakor a digitális aláírás és időbélyeg segítségével lehet ellenőrizni. A legtöbb PDF-olvasó (pl. Adobe Acrobat Reader) jelzi, hogy a dokumentum hiteles és nem módosított.

3.Az e-hiteles cégkivonat lekérése ingyenes?
Nem. A nem hiteles cégkivonat ingyenes, de az e-hiteles változat díjköteles. Az ár az adott szolgáltatótól függően változhat, de általában pár száz forinttól néhány ezer forintig terjed.