Hiteles cégkivonat banki ügyintézéshez - milyen típust fogad el a bank, és mire kell figyelni?

A vállalkozások esetében a banki ügyintézést szinte kivétel nélkül megköveteli a cégkivonat benyújtását. Nem mindegy azonban, hogy milyen típusú dokumentumot viszünk magunkkal, ahogy a formátum vagy épp a dátum sem feltétlenül elhanyagolható.

Tartalomjegyzék

• Mi az a cégkivonat?
  • Mi a különbség a cégkivonat és a cégjegyzék között?
    • Az e-cégkivonat más, mint a hagyományos cégkivonat?
• Milyen típusú cégkivonatok léteznek?
  • Mit érdemes tudni a nem hiteles cégkivonatról?
  • Mit jelent a hiteles cégkivonat?
    • Mi az a közhiteles cégkivonat?
• Banki ügyintézés során milyen cégkivonatra van szükség?
  • Mennyire kell frissnek lennie a cégkivonatnak?
  • Hogyan szerezhető be gyorsan a cégkivonat?
• Milyen hibák fordulnak elő a cégkivonat benyújtásakor?
  • Mire figyeljünk a cégkivonat kapcsán?
• Összefoglalás
• GYIK

Mi az a cégkivonat?

A cégalapításnak, illetve a céges ügyintézésnek is jól meghatározott jogi keretei vannak, melyek betartása mindenki számára kötelező. Ezek a szabályozások sok mindenre kiterjednek, így természetesen a különböző benyújtandó dokumentumok típusait is szabályozzák, ami egy idő után olyan kusza hálózatot alkot, hogy nagyon résen kell lenni a hibák elkerülése érdekében. Ebben a tekintetben a hitelesítés is fontos szempont, hiszen a dokumentum megléte egy dolog, de az már egy másik kérdés, hogy az adott ügyintézés során milyen formátumú vagy éppen milyen hitelesítéssel rendelkező dokumentumot kell benyújtani.

A rengeteg elektronikus és papír alapú dokumentum felhalmozása és megőrzése elsőre talán fölösleges nyűgnek tűnik, ám a vállalkozások esetében ezek képesek biztosítani a jogszabályi megfelelőséget, illetve leegyszerűsíteni és hitelesíteni a céges ügyintézést. Ennek kapcsán rengeteg olyan dokumentum említhető, amire a cég szabályos működéséhez szükség van, de ezek közül is kétségtelenül kiemelhető a cégkivonat, ami lényegében a cégről szóló legfontosabb adatok hivatalos, jogszerű gyűjteménye.

A cégkivonat neve tulajdonképpen meglehetősen beszédes, hiszen valóban egy aktuálisan érvényes adatgyűjtésről van szó. Az olyan adatok, mint a cégnév, székhely, főtevékenység, adószám vagy épp a cégjegyzékszám persze ma már könnyen elérhetők az online térben is, ugyanakkor ezek általában nem bírnak semmilyen hitelesítéssel vagy jogi erővel, csupán a cégjegyzékben szereplő adatok közzétételére szolgálnak. És bár alapvetően egy cégkivonat is ezt teszi, a hitelesítés kapcsán már jóval összetettebb dokumentumról van szó, különösen ha banki ügyintézés keretében nyújtjuk be azt.

Mi a különbség a cégkivonat és a cégjegyzék között?

A két fogalom természetesen szorosan összefügg, így éles különbségtételt semmiképpen sem érdemes alkalmazni, de azt mindenképpen fontos megérteni, hogy egyik vagy másik pontosan mit is jelent. A cégkivonat esetében értelemszerűen arról a dokumentumról beszélünk, amelyen keresztül mindenki számára hozzáférhetők a cég aktuális, nyilvános adatai, melyek elsősorban technikai jellegű információk, de nagyban segítik az átláthatóságot, illetve a változások nyomon követését is. 

A cégjegyzék ezzel szemben egy most már digitális platform, melyek az Igazságügyi Minisztérium felelős szerve működtet. Ha úgy tetszik a cégkivonat és cégjegyzék közötti különbség az, hogy előbbi a konkrét adatokat tartalmazó, egy adott cégre vonatkozó dokumentum, míg a másik egy digitális gyűjtőhely, aminek adatbázisában az összes itthon működő cég adatai elérhetők. Mivel a cégek már az alapításkor is bejelentési kötelezettséggel bírnak a cégbíróságok felé az alapítás tényével kapcsolatban, a cégjegyzékben való szereplés nem lehetőség, hanem kötelesség.

Az e-cégkivonat más, mint a hagyományos cégkivonat?

Ez leginkább formai különbséget jelent, hiszen tartalmi szempontból lényegében minden cégkivonat egyforma. A digitalizáció ugyanakkor a céges ügyintézést és dokumentáció világát is elérte, így mostanra minden adat digitálisan is hozzáférhető. Az e-cégkivonat tehát lényegében egy jellemzően PDF formátumú fájl, ami az online cégjegyzékből tölthető le, majd ezután akár be is nyújtható a különböző szerveknek szintén digitális formátumban.

A hagyományos cégkivonat ezzel szemben a papír alapú cégkivonatot jelenti, ami szintén igényelhető a megfelelő szerveken keresztül. Bár a digitalizáció szinte mindenütt jelen van, ma is számos ügyintézés során kérhetik a hagyományos, papír alapú cégkivonatot. Ez persze adott esetben azt is jelentheti, hogy a korábban digitális lehívott dokumentum kerül kinyomtatásra és ilyen formában benyújtásra.

Milyen típusú cégkivonatok léteznek?

A kérdésre az előbb említett e-cégkivonat és papír alapú cégkivonat is adekvát válasz lehet, ám ettől érdemes kicsit mélyebbre ásni, hogy megértsük az egyes dokumentumok közötti különbségeket, melyek az ügyintézés során is sok félreértést és problémát okozhatnak, ha azokat nem értelmezik vagy kezelik megfelelően. A cégkivonatok különbségei kapcsán a hitelesítés felől érdemes közelíteni, hiszen ez jelenti a megfejtés kulcsát az ügyintézések során benyújtandó cégkivonat eltéréseinek feltárására is. Ennek kapcsán alapvetően három cégkivonat típust említhetünk: hitelesítés nélküli, hiteles és közhiteles. A digitális dokumentumok terén pedig szintén ez a felosztás működik, de ezek esetében már e-hiteles és e-közhiteles elnevezésekkel találkozhatunk, köszönhetően a digitális aláírási és hitelesítési lehetőségek jelenlétének.

Mit érdemes tudni a nem hiteles cégkivonatról?

A legáltalánosabb és a legkönnyebben hozzáférhető cégkivonat a hitelesítés nélküli verzió, hiszen ezek akár egy internetes keresés során is elérhetők és egy másodperc alatt lekérhetők vagy letölthetők. Bár ezek is az elérhető legfrissebb adatokat tartalmazzák, leginkább csak ellenőrzési vagy épp tájékozódási funkciót töltenek be, ügyintézésre ugyanis nem használható hitelesítés nélküli dokumentum.

Mit jelent a hiteles cégkivonat?

Egy hitelesített cégkivonat a legtöbb ügyintézésben már használható, így banki ügyintézések során is gyakran felbukkanó dokumentum, ez ugyanakkor már nem ingyenesen, hanem csak fizetés ellenében kérhető le. A hitelesített cégkivonatok kapcsán szintén papír alapú, illetve digitális, e-hiteles cégkivonatról beszélhetünk. Míg előbbi esetben egy hiteles aláírással ellátott, PDF formátumú vagy papír alapú dokumentumról van szó, utóbbi egy digitális aláírással és hitelesítéssel rendelkező irat, jellemzően es3 formátumban.

Mi az a közhiteles cégkivonat?

Ez a kategória lényegében megegyezik a hiteles cégkivonatéval a legtöbb jellemzőit tekintve, ugyanakkor ez a dokumentum már egy magasabb hitelesítési kategóriába tartozik, melyet csak közjegyző, vagy az Igazságügyi Minisztérium Céginformációs Szolgálata adhat ki. Pályázatok kapcsán például csak ez a típus használható és természetesen ebből is elérhető online verzió, az e-közhiteles cégkivonat. Banki ügyintézések során erre a típusra viszonylag ritkán van szükség, de természetesen előfordulhat, hogy a pénzintézet ilyen dokumentumot kér be.

Banki ügyintézés során milyen cégkivonatra van szükség?

A kérdésre azért nehéz egyértelmű választ adni, mert minden ügyintézési forma vagy ügytípus más-más típusú cégkivonatot kívánhat meg, ahogy az egyes pénzintézetek belső szabályzatainak különbsége is színezi az összképet. Alapszabály szerint a hitelesítés nélküli cégkivonat kizárólag partnerellenőrzésre használható, így tehát azt mondhatjuk, hogy a legtöbb banki ügyintézés során nagy valószínűséggel hiteles vagy e-hiteles cégkivonatra lesz szükség. Ilyen lehet például a bankszámlanyitás, a cégképviselet igazolása vagy éppen a céges azonosítás. A hiteligénylés vagy a lízing esetében azonban nem ritka, hogy a bankok közhiteles cégkivonatot kérnek.

Mennyire kell frissnek lennie a cégkivonatnak?

A banki ügyintézés során jellemzően csak 30 napnál nem régebbi cégkivonatot fogadnak el, de egyes esetekben ez 15 napra is csökkenhet, az ügytípustól függően - lásd pl. hiteligénylés. Ez a séma egyébként sok egyéb ügyintézési formára is alkalmazható, hiszen egy túlságosan régi cégkivonatból esetleg olyan fontos, időközben bekövetkező változások is hiányozhatnak, melyek a cég alapvető adataira is hatással vannak. Fontos tehát, hogy az ügyintézés során lehetőleg minél frissebb, de a meghatározottnál semmiképpen sem régebbi cégkivonatot nyújtsunk be.

Hogyan szerezhető be gyorsan a cégkivonat?

A cégkivonat beszerzésének leggyorsabb módja természetesen az, ha az ügyintézést online végezzük. Az ingyenes, hitelesítés nélkül cégkivonat letöltése lényegében pár pillanat alatt megoldható, de a ügyfélkapun keresztül a hiteles cégkivonatok beszerzése is csak pár percet vesz igénybe. A forrás hitelessége ugyanakkor szintén fontos, így az erre dedikált oldalakat és platformokat használjuk a cégkivonat lekéréséhez.

Milyen hibák fordulnak elő a cégkivonat benyújtásakor?

A banki ügyintézéshez benyújtott cégkivonat kapcsán is sok olyan hibát véthetünk, ami az ügymenet során problémákat okozhat, ezzel akár jelentősen meghosszabbítva a hiánypótlást és a folyamatokat. Érdemes tehát felkészülten érkezni és minden olyan dokumentumot előkészíteni, ami az egyes ügytípusok során kötelezően benyújtandó. Mivel céges ügyintézés esetén ezek között minden esetben ott szerepel a cégkivonat is, ne kövessük el az ezzel kapcsolatos alábbi hibákat:

• Túl régi, 30 vagy 15 napnál régebbi cégkivonattal érkezünk
• Nem megfelelő formátumot választunk - pl. nem hiteles verzió
• Hiányos dokumentummal érkezünk - nem tartalmaz minden releváns adatot, nem megfelelő forrásból származik
• Lejárt időbélyeg - e-hiteles dokumentum esetén előforduló eshetőség, amire mindenképpen érdemes odafigyelni.ényes.

Összefoglalás

A banki ügyintézés gördülékenysége sokszor a megfelelő dokumentumokon múlik. A hiteles vagy e-hiteles cégkivonat szinte minden esetben elegendő, de fontos a frissesség és a megfelelő formátum. Célszerű előzetesen tájékozódni a bank elvárásairól, és a dokumentumot mindig megbízható, hivatalos forrásból beszerezni.

GYIK

Honnan tudom, hogy milyen cégkivonatra van szükség?
Mivel ez ügytípusonként változhat, érdemes lehet utánanézni az adott ügyhöz kapcsolódó dokumentációs követelményeknek vagy akár konkrétan a bankfióknál érdeklődni a cégkivonattal kapcsolatos elvárásokról.

Probléma esetén milyen gyorsan pótolható a cégkivonat?
Adott esetben egy friss, hiteles cégkivonat is percek alatt letölthető a megfelelő helyről, így a hiánypótlás nem vesz túlságosan sok időt igénybe.

Milyen módon hitelesíthető egy cégkivonat?
A cégkivonatot jellemzően a hiteles aláírás, illetve a kibocsátó szerv bélyege/pecsétje hitelesít. Ezek lehetnek hagyományos, papír alapon történő szignók, de természetesen a digitális aláírás is elfogadott formátum.