Elkerülhető veszteségek: Így szűrhetjük ki időben a problémás cégeket az e-cégjegyzékből

Az üzleti élet sosem lehet teljesen mentes a problémáktól és sajnos itt sem mindig a hibás fél issza meg a levét a kérdéses ügyleteknek. Mindenképpen érdemes tehát ellenőrizni a céges adatokat mielőtt egy másik vállalkozással partnerségre lépünk, hiszen a nyilvános információk is sokat elárulnak.

Tartalomjegyzék

• Visszaélések az üzleti világban
• Mi az e-cégjegyzék és miért érdemes használni?
  • Milyen adatokhoz férhetünk hozzá az e-cégjegyzékben?
• Milyen jelek utalnak arra, hogy egy cég problémás lehet?
  • Mi történik ha nem figyelünk a figyelmeztető jelekre?
• Hogyan segíti az e-cégjegyzék a partnerek ellenőrzését?
  • Mit árul el egy cég múltjáról a cégjegyzék?
  • Mikor javasolt és hogyan lehetséges a hiteles cégkivonat lekérése?
• Milyen gyakran érdemes ellenőrizni a partnereket?
• Összefoglalás
• GYIK

Visszaélések az üzleti világban

A magyar üzleti világban is egyre fontosabb a transzparencia, hiszen ez nemcsak a partneri együttműködések gördülékenységét és megbízhatóságát segíti, de a kérdéses eseteket és visszaéléseket is segíthet kiszűrni és elkerülni. A partnerek pénzügyi megbízhatóságának ellenőrzése tehát nem csupán egy hasznos lehetőség, hanem egy elengedhetetlen lépés lehet, amivel egyre többen élnek, ami jól láthatóan csökkenti a visszaélések számát. Az üzleti károk – például be nem hajtható követelések, leállt szállítások, csődhelyzetek – megelőzhetők, ha időben felismerjük a figyelmeztető jeleket. Ehhez az egyik legfontosabb, mindenki számára elérhető eszköz az e-cégjegyzék.

A digitális világban egy ilyen könnyen hozzáférhető és egyszerűen kezelhető rendszer óriási segítség a partnerek részleges átvilágítására és az üzleti múltjuk tényszerű feltárására. Bár teljes képet nem feltétlenül kaphatunk az egyes partnerek pontos működéséről vagy éppen céges struktúrájáról és pénzügyi helyzetéről, a kötelezően közzétételre kerülő adatok ugyanakkor sok olyan figyelmeztető jelet tartalmazhatnak, ami alapján már önmagában is kétségbe vonható egy meglévő vagy leendő partner megbízhatósága és pénzügyi stabilitása. Ezt segíti az online elérhető cégjegyzék.

Mi az e-cégjegyzék és miért érdemes használni?

A Magyarországon működő cégeket kötelező felvenni a cégnyilvántartásba, melyet a cégbíróságok kezelnek. Az újonnan létesülő vállalkozásoknak is minden esetben ezzel kapcsolatos bejelentési kötelezettségük van, ahogy a céget érintő különböző változások  kapcsán is kötelesek azt jelenti a cégbíróságok felé. Ez biztosítja ugyanis azt, hogy a vállalkozásokról minden közérdekű adat az aktuális állapotot tükrözi és ezek mindenki számára könnyen hozzáférhetők.

Az e-cégjegyzék pedig lényegében a magyar cégnyilvántartás elektronikus felülete, amelyet az Igazságügyi Minisztérium Céginformációs Szolgálata működtet a hivatalos kormányzati portálon keresztül. Ez a rendszer lehetővé teszi, hogy valós időben és ingyenesen hozzáférjünk a hazai gazdasági társaságok hivatalos adataihoz. Az adatok így értelemszerűen közvetlen, állami forrásból származnak, azok azonnal és ingyenesen is lekérdezhetők, az információk naprakészek és adott esetben akár hiteles dokumentumok - pl. hiteles cégkivonat - is igényelhetők. Az e-cégjegyzék működése tehát segíti a transzparenciát a gazdasági kapcsolatokban.

Milyen adatokhoz férhetünk hozzá az e-cégjegyzékben?

Az e-cégjegyzékben lényegében azok a nyilvánosan elérhető adatok férhetők hozzá, melyek a vállalkozásokról szóló cégkivonatokban is elérhetők. Ezek alapvető információk ugyan, de akár ezek is sokat elárulhatnak a cég struktúrájáról, a jellemző működéséről, illetve a különböző feljegyzések révén akár a már említett intő jelek is kiszűrhetők belőlük. Így tehát bár a nyilvánosan hozzáférhető cégadatok látszólag rendkívül alapvető információ tartalommal bírnak, valójában nagyban segítik az átláthatóságot és a kétes elemek azonosítását. Az e-cégjegyzékben jellemzően az alábbi adatok szerepelnek.

• Cégnév, cégjegyzékszám, adószám
• Székhely, telephely, fióktelep
• Képviseletre jogosult személyek adatai
• Tevékenységi körök
• Cégforma és alapítás ideje
• Jelenlegi státusz (működik, felszámolás alatt stb.)
• Mérleg- és éves beszámolók beadásának időpontja
• Bírósági eljárások, végrehajtások

 

Milyen jelek utalnak arra, hogy egy cég problémás lehet?

Az e-cégjegyzékben elérhető adatok alapján elsőre úgy tűnik, hogy semmilyen érdemi információt nem kapunk a problémás működést vagy visszaéléseket illetően, az adatok ugyanakkor nagyon is árulkodóak lehetnek, ha tudjuk, hogy mire érdemes figyelni. Az intő jelként is felfogható adatok kategóriájába például az alábbiak sorolhatók:

• Mérleghiány: ha egy vállalkozás több éve nem ad le beszámolót, az komoly kockázatra utal – akár működésképtelenség is állhat a háttérben.
• Felfüggesztett adószám: az adóhatóság által felfüggesztett vagy törölt adószám a pénzügyi szabálytalanságok biztos jele.
• Felszámolás, végelszámolás, csődeljárás: az eljárások megindítását nyilvánosan jelöli a rendszer – ezek különös körültekintést igényelnek.
• Átmeneti székhelyváltozás, gyakori képviselőváltás: ezek a cég instabilitását vagy esetleges fedezet nélküli működését jelezhetik.

Mi történik ha nem figyelünk a figyelmeztető jelekre?

Ha nem ellenőrizzük akár eseti jelleggel, akár rendszeresen a partnereket az e-cégjegyzékben és enélkül vágunk bele egy közös projektbe, vagy lépünk partnerségre egy új céggel, nagyon könnyen visszaélések és problémák áldozatai lehetünk, ami nem ritkán komoly anyagi veszteséggel is jár. Gyakori példa lehet a fizetésképtelen partner, akiről utólag derül ki, hogy már jó ideje felfüggesztett adószámmal rendelkezett és a cég felszámolás alatt áll. Ebben az esetben pedig az elmaradt kifizetések behajtása szinte lehetetlen. A tanulság pedig az, hogy az információ könnyen elérhető lett volna, de az ellenőrzés elmulasztása anyagi kárt okozott.

Hogyan segíti az e-cégjegyzék a partnerek ellenőrzését?

Az e-cégjegyzékben minden fontos, gyakorlati információ elérhető ahhoz, hogy egy partnert előzetes ellenőrzésnek vessünk alá. Ezt még csak nem is szükséges közölni vele, hiszen az adatok nyilvánosan hozzáférhetők, a már említett jelek ugyanakkor szintén fellelhetők a céges adatok között, ez pedig az üzleti döntéseket is leegyszerűsíti. Érdemes tehát ellátogatni az e-cégjegyzék oldalára, rákeresni az adott cég nevére vagy adószámára, ellenőrizni az elérhető adatokat, vagy akár letölteni az éves beszámolókat és átnézni a változások listáját, hiszen ezekből nagyon könnyen kiszűrhetők a problémásabb elemek is.

Mit árul el egy cég múltjáról a cégjegyzék?

Az e-cégjegyzékben is elérhető a változások listája, ami nagyon is beszédes lehet a cégek működését, aktuális állapotát és pénzügyi helyzetét tekintve is. Ezek az információk nem feltétlenül konkrétak, de az egyes feljegyzésekből és a különböző jelekből levonhatjuk a következtetéseket. A változások naplózása lehetővé teszi például a tulajdonosi szerkezet alakulásának követését, a képviselők cserélődésének áttekintését, illetve a tevékenységi körök és székhelyek változástörténetének megfigyelését is. Egy cég megbízhatósága sokszor nem a pillanatnyi állapoton múlik, hanem a múltbéli folyamatokon. Ha egy vállalkozás évente más néven, más vezetéssel, új székhellyel működik – az komoly intő jel lehet.

Mikor javasolt és hogyan lehetséges a hiteles cégkivonat lekérése?

A cégkivonat lényegében a cégjegyzékben szereplő adatok összefoglalója, ami hivatalos, hiteles dokumentumként is hozzáférhető. Az adatok természetesen ingyenesen is elérhetők, ám ezek a hivatalos ügyintézések vagy akár bizonyítási eljárások során nem használhatók. A hiteles cégkivonat letöltése szintén nem bonyolult, ugyanakkor ez már nem ingyenes, hanem egy bizonyos összegért cserébe szerezhető be. A kérdéses szituációk hivatalos úton történő tisztázása érdekében, nagyobb értékű megrendelések előtt, új partnerekkel való szerződéskötéskor vagy hosszabb távú együttműködések kezdetén ugyanakkor nagyon is fontos lehet, hogy hiteles dokumentumot szerezzünk be az e-cégkegyzéken keresztül.

Milyen gyakran érdemes ellenőrizni a partnereket?

A javasolt gyakorlat szerint a partnerek rendszeres és eseti ellenőrzését is érdemes lehet lefuttatni. Előbbit legalább negyedévente egyszer ajánlott elvégezni, míg utóbbit inkább új szerződések és üzleti döntések előtt. Adott esetben ha több partnerrel dolgozunk, akár külső szolgáltató segítségét is kérhetjük, aki folyamatosan figyeli és automatikusan jelzi az esetleges változásokat.

Összefoglalás

Az e-cégjegyzék használata nagyban leegyszerűsíti a kockázatos partnerek azonosítását és az adott céget érintő változások lekövetését. A gyakran előforduló kockázati tényezők, mint pl. a mérleghiány, a felfüggesztett adószám stb. jelenléte egyértelmű jelei annak, hogy a szóban forgó céggel nem érdemes partnerséget kialakítani. A cégjegyzékből hiteles dokumentumokhoz is hozzáférhetünk, melyek a hivatalos ügyintézések és a kérdéses esetek tisztázása terén is nélkülözhetetlenek lehetnek. A megelőzés olcsóbb, mint a veszteség kezelése. Az e-cégjegyzék nem csak jogi kötelezettségek teljesítéséhez, hanem üzleti döntéseink biztonságosabbá tételéhez is nélkülözhetetlen eszköz.

GYIK

Az e-cégjegyzék adatai ingyenesen elérhetők?
Az e-cégjegyzékben szereplő adatok mindenki számára ingyenesen hozzáférhetők a hivatalos online felületen sőt, akár hitelesítés nélküli cégkivonat is letölthető külön térítési kötelezettség nélkül. A hiteles cégkivonatok azonban csak fizetés ellenében hozzáférhetők.

Minden cég számára kötelező megjelenni a cégjegyzékben?
A cégjegyzékben minden magyarországi cégnek kötelező szerepelnie. Ennek formája szigorúan meghatározott, így tehát az adatok listája is egységes, a struktúra pedig kellőképpen átlátható. A cégjegyzéken keresztül a cégeket érintő változások is egyszerűen áttekinthetők.

A kérdéses információk nyilvánosan is elérhetők?
Mivel a cégjegyzékben szereplő adatok nyilvánosak, így természetesen azok is mindenki számára láthatóak, amelyek esetleg egy cég kétes megbízhatóságára vagy instabil működésére és anyagi helyzetére engednek következtetni.

A hivatalos ügyintézés során is használhatók az e-cégjegyzék adatai?
Az e-cégjegyzékből is letölthető cégkivonatok ingyenes, hitelesítés nélküli verziója nem használható hivatalos ügyintézéshez, ehhez hiteles, e-hiteles vagy közhiteles cégkivonatra van szükség. Azt, hogy melyik típus alkalmazható, elsősorban az adott ügyintézés előírásai és keretei határozzák meg, így pl. pályázatok kapcsán szinte biztosan közhiteles dokumentumra lesz szükség.