Aláírási címpéldány es3 formátumban, avagy hogyan nyisd meg és használd?

Az elektronikus ügyintézés egyre nagyobb teret nyer magának, ezzel kapcsolatban pedig mindenképpen érdemes beszélni az ehhez kapcsolódó, digitális dokumentumokról, illetve hitelesítési lehetőségekről.

Tartalomjegyzék

• Milyen előnyökkel jár az elektronikus ügyintézés?
  • Mi az az aláírási címpéldány?
    • Mi a különbség az aláírási címpéldány és az aláírás-minta között?
  • Miért fontos a dokumentumok hitelesítése?
• Mit jelent az es3 formátum?
  • Hogyan nyitható meg egy es3 fájl?
• Hogyan működik az e-Szignó?
• Hogyan menthető PDF formátumban az aláírási címpéldány?
• Összefoglalás
• GYIK

Milyen előnyökkel jár az elektronikus ügyintézés?

A digitalizáció mostanra mindennapjaink szerves részévé vált és az elmúlt egy évtizedben lényegében olyan módon zajlott le a majd’ teljes digitális átállás, hogy azt észre sem vettük. A különböző okoseszközök, alkalmazások, digitális, illetve online platformok ugyanakkor kétségtelenül megérkeztek, elterjedtek és várhatóan még nagyon sokáig velünk is maradnak, mindezt egy folyamatos fejlődési ív mentén, ami által még több lehetőség áll majd rendelkezésünkre ahhoz, hogy ügyeinket ezeken keresztül intézzük, szociális életet éljünk, vagy egyszerűen csak informálódjunk.

Bár minden aspektus fontosnak tekinthető, az ügyintézést külön is érdemes kiemelni, hiszen annak elektronikus formája egy sokkal kényelmesebb és nem ritkán gyorsabb módszert kínál arra, hogy akár privát, akár vállalati ügyeinket a digitális térben, az erre dedikált platformokon végezzük. Ennek egyik leglátványosabb lenyomata a mostanra már Ügyfélkapu+ néven futó felület, továbbá az ettől még egy fokkal gyorsabb ügyintézést kínáló DÁP alkalmazás is. A lehetőség tehát mindenki számára adott, hogy haladjon a korral és az elektronikus ügyintézés révén időt takarítson meg. Ennek kapcsán azonban érdemes szót ejteni az es3 fájlformátumról és a különböző dokumentumok, így például az aláírási címpéldány digitális lehetőségeiről is.

Mi az az aláírási címpéldány?

A céges dokumentumok között sok olyat találunk, melyek nem csak a cég alapításához vagy éppen szabványos működéséhez szükségesek, de valós gyakorlati értékkel az ügyintézés során nem feltétlenül bírnak. Nem úgy az aláírási címpéldány, amire számos ügykör kapcsán szükség lehet. Az aláírási címpéldány ugyanis egy közjegyző által hitelesített dokumentum, ami az adott személy aláírásának mintáját rögzíti, jogilag is hiteles formában, vagyis lényegében ezzel igazolhatjuk azt, hogy a cég nevében jogosultan járhatunk el és ténylegesen mi vagyunk az erre meghatalmazott személy.

Az aláírási címpéldány az aláírás képe mellett az eljáró személy beosztását, a képviseleti jogosultság módját, a dokumentum kibocsátásának helyét és idejét és természetesen az ügyvédi/közjegyzői hitelesítést is tartalmazza. A dokumentumra számos ügytípusnál lehet szükség, így szerződéskötések, pályázatok, de leggyakrabban banki ügyintézések kapcsán merül fel, mint kötelezően benyújtandó irat. Az aláírási címpéldány tehát lényegében egy jogilag is hitelesített dokumentum ami azt igazolja, hogy az aláírásra jogosult személy jogszerűen jár el az adott cég nevében az ügyintézés során.

Mi a különbség az aláírási címpéldány és az aláírás-minta között?

A két dokumentum kapcsán gyakran előfordul az, hogy összekeverik őket, ebből pedig akár probléma is adódhat a céges ügyintézés kapcsán, hiszen ha nem a megfelelő dokumentummal készülünk, az jelentősebb mértékben is elnyújthatja az ügyintézés idejét. A zavar persze nem véletlen, hiszen egy aláírási címpéldány lényegében egy aláírás mintát tartalmazó dokumentum, így a kettő között mindenképpen van átjárás, de a különbségek a fontosabbak. Bár mindkét dokumentum a személyazonosság igazolására szolgál, a hitelesítés szempontjából az aláírási címpéldány az “erősebb”, hiszen ez közjegyzői hitelesítéssel bír, míg az aláírás-minta létrehozása ezt nem követeli meg. Az aláírási címpéldányt így elsősorban jogi és céges ügyekben használják, míg az aláírás minta inkább pénzügyi tranzakciók vagy bizonyos banki ügyletek kapcsán lehet elegendő. Fontos különbség még az ár, hiszen míg az aláírási címpéldány kiállítása díjköteles, addig az aláírás-minta általában ingyenes.

Miért fontos a dokumentumok hitelesítése?

A hivatalos céges ügyintézés során mindenképpen fontos, hogy valamilyen formában hitelesített dokumentumokat nyújtsunk be, hiszen jogilag ezzel igazolhatjuk azt, hogy valóban eljárhatunk az adott ügyben, illetve hogy a benyújtott dokumentumokon szereplő adatok megfelelnek a valóságnak. Ez akár egy cégkivonat vagy alapító okirat kapcsán is valós igény lehet az eljáró szerv részéről, de természetesen az aláírási címpéldány kapcsán is fontos, hogy egy közjegyző által hitelesített dokumentumról van szó, amellyel igazolhatjuk személyazonossságunkat. Kérdés persze, hogy az elektronikus ügyintézés során benyújtandó elektronikus dokumentumok milyen módon hitelesíthetők, vagyis milyen digitális módszerek állnak rendelkezésre, melyek a fizikai papírokkal egyenértékű módon képesek igazolni azt, hogy az információk és jogosultságot helytállóak.

Ennek kapcsán jön képbe a digitális aláírás, illetve az elektronikus hitelesítés kérdésköre, ami ma már legalább annyira természetes lehetőség, mint az elektronikus ügyintézés.  Az elektronikus dokumentumok egyik legnagyobb előnye, hogy gyorsan és kényelmesen továbbíthatók, ugyanakkor a hitelesség kérdése elengedhetetlen. Az es3 formátum biztosítja, hogy az aláírás megfeleljen a jogi előírásoknak, és egyértelműen azonosítsa az aláírót. Ha tehát egy dokumentumot es3 formátumban kapunk meg meg, az biztosítja, hogy annak érvényessége és eredetisége kétségbevonhatatlan.

Mit jelent az es3 formátum?

Az es3 fájlformátum lényegében egy speciális konténerfájl, ami a magyar fejlesztésű e-Szignó szoftver rendszerében keletkezik, tehát azon keresztül hozható létre. A formátum elektronikus aláírásokat, időbélyegeket és dokumentumokat tartalmazhat, így tehát egy kifejezetten sokrétű és az elektronikus ügyintézés során is hatékonyan használható fájltípusról van szó. 

A formátumot kifejezetten a magyar elektronikus aláírási szabványhoz igazították, ami egyben azt is jelentik, hogy az es3 fájlokat az olyan hagyományos olvasó és szövegszerkesztő szoftverek, mint a Microsoft Word vagy az Adobe reader nem képesek megfelelően megnyitni. Ez ugyanakkor az es3 fájlok biztonságát is segíti, melyek így nehezebben hozzáférhető, zártabb módon őrzik az aláírást és az aláíró tanúsítványát.  A fájl tehát nem egyszerű dokumentum, hanem egy hiteles elektronikus irat, amely bizonyítja az aláíró személyazonosságát és a dokumentum, így például az aláírási címpéldány sértetlenségét.

Hogyan nyitható meg egy es3 fájl?

Az es3 fájlok megnyitásához e-Szignó programra van szükség, melyet jellemzően az ügyfélkapuhoz és az elektronikus aláíráshoz kapcsolódó szolgáltató biztosít. Ez egy számítógépre szabadon letölthető és telepíthető szoftver, ami kifejezetten arra szolgál, hogy a felhasználók az es3 formátumú fájlokat is képesek legyenek megnyitni, így azok tartalmát is megismerni. Ha tehát például az elektronikus aláírási címpéldány ilyen formátumban érkezik, az e-Szignó segítségére mindenképpen szükség lesz. 

A szoftvert a hivatalok és szolgáltatók is széles körben használják, hiszen az elektronikus ügyintézés során jellemzően ezen keresztül történik meg a dokumentumok feldolgozása. Az e-Szignó a hitelesség ellenőrzése szempontjából is nélkülözhetetlen, hiszen az aláíró adatait és az aláírás hitelességét igazoló információkat is megjelenít. Az es3 formátumú fájlok ebben a tekintetben pedig abszolút biztonságosak, hiszen nem manipulálhatók, változtatás esetén ugyanis a hitelesítés érvénytelenítésre kerül.

Hogyan működik az e-Szignó?

Az e-Szignó egy magyar fejlesztésű programcsomag, amelyet a Microsec Zrt. készített és tart fenn. Ez a szoftver biztosítja, hogy a felhasználók az elektronikus aláírásokat létrehozhassák, ellenőrizhessék és kezelhessék. A rendszer szorosan kapcsolódik az Ügyfélkapuhoz és a magyar e-aláírási szabványokhoz, így teljes mértékben megfelel a hazai jogi előírásoknak. Nemzetközi szinten is kompatibilis, hiszen az eIDAS rendelet értelmében az EU egész területén elismerik a minősített elektronikus aláírást. Gyakorlati szempontból pedig természetesen az es3 formátumú fájlok megnyitására is szolgál, így ha az aláírási címpéldány így kerül létrehozásra, akkor erre a szoftverre lesz szükség a tartalom megismeréséhez.

Hogyan menthető PDF formátumban az aláírási címpéldány?

Bár az es3 egy abszolút biztonságos, a megfelelő programmal könnyen kezelhető és a hitelesség ellenőrzése szempontjából is hatékony fájlformátum, természetesen az sem ritka, hogy annak tartalmát valaki szeretné más formátumban, például PDF-ben menteni. Ez lényegében azt szolgálja, hogy a fájl a későbbiekben egyszerűbben előhívható legyen, hiszen a PDF formátum akár Adobe Reader akár Word segítségével is probléma nélkül megnyitható. Emellett ez a formátum a továbbítást és archiválást is segíti.

Az e-Szignó program lehetőséget biztosít arra, hogy az es3 fájl tartalmát ilyen módon is elmentsük. Ez a programban a "Mentés másként" vagy "Exportálás" funkció segítségével oldható meg, ami által a dokumentum PDF formátumban is tárolható. A PDF természetesen nem helyettesíti az eredeti es3 fájlt, mivel az már nem tartalmazza a hiteles elektronikus aláírást, gyakorlati szempontból azonban fontos, hogy legyen kéznél egy könnyen olvasható változat is.

Összefoglalás

Az es3 formátum az elektronikus ügyintézés egy fontos sarokköve, így akár az aláírási címpéldány létrehozása és mentése is történhet ilyen módon. A fájl megnyitásához az e-Szignó szoftverre is szükség van, ám az es3 formátum egy kifejezetten biztonságos és nem manipulálható fájltípus, ami által nem csak az adott dokumentum tartalmát ismerhetjük meg, de a hitelességet is maradéktalanul igazolhatjuk. Szükség esetén és a könnyebb kezelhetőség érdekében pedig akár arra is van lehetőség, hogy az es3 fájlt az e-Szignó segítségével PDF formátumban is elmentsük.

GYIK

Mi az es3 fájl legfontosabb előnye?
Az es3 fájl biztosítja az elektronikus aláírás hitelességét és jogi érvényességét, valamint tartalmazza az aláíró tanúsítványát.

Meg lehet nyitni az es3 fájlt PDF-olvasóval?
Nem, az es3 fájl csak az e-Szignó programmal nyitható meg, de annak tartalma exportálható PDF formátumba.

Hol lehet beszerezni az e-Szignó programot?
Az e-Szignó program letölthető az erre kijelölt hivatalos weboldalról, például a Microsec oldaláról.

Jogilag egyenértékű az es3 fájl a papíralapú címpéldánnyal?
Igen, az es3 formátumú elektronikus címpéldány teljes mértékben megfelel a jogi követelményeknek, és ugyanúgy elfogadják hivatalos ügyintézés során.

Mi történik, ha az es3 fájlt módosítani próbálják?
A fájl bármilyen módosítása azonnal érvényteleníti a hitelesítést, így a dokumentum többé nem tekinthető jogilag hitelesnek.