Az aláírási címpéldány frissítéséről – szükség és lehetőség

A tisztségviselők azonosítására számos módszer létezik, ám ezek közül mindenképpen említést érdemel az a dokumentum, amely a hiteles aláíráskép megerősítésére és igazolására szolgál. Mire szolgál és hogyan módosítható az aláírási címpéldány?

Egy bizonyító erejű dokumentum

A cégek működéséhez kapcsolódóan jó néhány olyan dokumentum említhető, melyek valamilyen formában képesek igazolni, hogy az adott ügyben eljáró személy valóban rendelkezik az ehhez szükséges jogkörrel. Ahogy például a hétköznapok során sem hihetjük el feltétlenül valakiről bemondás alapján, hogy valóban az akinek mondja magát, úgy a céges ügyintézés során is nélkülözhetetlen a megfelelő azonosíthatóság egyrészt azért, hogy elkerülhessük a visszaéléseket, másrészt azért, hogy az ügymenet a jogszabályok által meghatározott formában történjen.

A céges és egyéb hivatalos dokumentumok többségének nélkülözhetetlen része az aláírás, mely a legtöbb esetben cégszerű kell, hogy legyen. Ez tehát azt jelenti, hogy olyan személye ellenjegyzi az adott dokumentumot, aki a cégben betöltött pozíciója és az ehhez kötődő jogköre alapján ezt hivatalosan is megteheti. Az aláírási címpéldány pedig az a dokumentum, amely ennek az aláírásnak a hitelességét képes bizonyítani, ilyen módon pedig számos ügytípus során a benyújtandó dokumentumok egyik kötelező darabja.

Az elkészítés lépései

Az aláírási címpéldány tehát az adott szervezetet, céget képviselő tisztségviselők aláírás képének azonosítására szolgál, mely által csak az vállalhat kötelezettséget és járhat el egy szervezet nevében, akit ők ezzel a feladatkörrel megbíztak. Ennek kapcsán érintőlegesen érdemes megemlíteni az aláírás mintát, mely nem összekeverendő az aláírási címpéldánnyal, előbbit ugyanis csak a törvény által előírt helyzetekben lehet készíteni, mint például: létesítő okirat változása, cégbejegyzési eljárás, vagy cégbejegyzés módosítása során. 

Az aláírási címpéldány kapcsán némiképp más a helyzet és a készítésért felelős személyek is mások, hiszen míg az aláírás mintát ügyvéd vagy kamarai jogtanácsos készítheti el, addig előbbit egy közjegyző állíthatja ki feltéve, hogy kézhez kapja a bejegyzésre vonatkozó bírósági végzést, illetve a létesítő dokumentumokat. A közjegyző egyébként nem csak egy, hanem akár több aláírási címpéldányt is kiállíthat azon tisztségviselők azonosítására, akik a céget képviselik, tehát az elnök, alelnök, titkár stb. számára egyaránt.

Az aláírási címpéldány elkészítéséhez az alábbi dokumentumokat vigye magával:

• személyi igazolványt/vezetői engedélyt/útlevelet és lakcímkártyát (külföldi állampolgár esetén saját kezű aláírással és fényképpel ellátott igazolványt)
• cégjegyzékszámot vagy adószámot, illetve 30 napnál nem régebbi hiteles cégkivonatot vagy létesítő okiratot.
• civil szervezet, egyéb jogi személy esetében azokat az okiratokat, amelyek igazolják ezek létezését és a képviselő képviseleti jogosultságát,
• egyéni vállalkozó esetén egyéni vállalkozói igazolványt

Változás esetén

Ahogy sok egyéb dokumentum, úgy az aláírási címpéldány esetén is előfordulhat az, hogy valamilyen oknál fogva módosítani kell azt, vagy akár egy teljesen új dokumentumot kell kiállítani. Erre akár a különböző jogszabályi változások és követelmények is okot adhatnak, de a különböző személyi változások vagy a személyekhez kötődő jogkörök változása miatt is szükség lehet a címpéldány módosítására vagy újbóli elkészítésére. Néhány jellemző eset, amikor szükség lehet a dokumentum frissítésére:

• Új aláíró személy kijelölése: Ha új személyt neveznek ki a cég aláírójának, például egy új ügyvezetőt vagy meghatalmazottat, azt a változást természetesen az aláírási címpéldányban is rögzíteni kell, ezzel hivatalosság téve a változást.
• Megváltozik az aláíró személy neve vagy beosztása: Az aláíró személy beosztása könnyen változhat a cégen belül, akár egy előléptetés vagy más változás kapcsán, illetve adott esetben akár névváltozás is előfordulhat, például házasság miatt. Ezekben az esetekben szintén a dokumentum módosítására lesz szükség.
• Cég átalakulása vagy megszűnése: Ha a cég szerkezete átalakul (pl. jogi forma változás), szintén új aláírási címpéldányra lehet szükség.
• Egyéb adatváltozások: Az aláíró lakcíme vagy egyéb adatai időről-időre szintén változtatnak, amit természetesen a nyilvántartásban, így pedig az aláírási címpéldányban is frissíteni kell.

Az aláírási címpéldány frissítésével kapcsolatban szintén közjegyzőhöz kell fordulni, aki kiállítja az új dokumentumot, illetve hitelesíti is azt, ezzel igazolva az irat jogi érvényességét. Az elkészült aláírási címpéldányt ezután be kell nyújtani a cégbíróságnak, mely természetesen elektronikus úton is megoldható.