Aláírási címpéldány vagy aláírás-minta? Mi a különbség?
A céges vagy akár magánszemélyként történő ügyintézés során számos olyan dokumentumra szükség lehet, mellyel valamilyen formában igazoljuk személyazonosságunkat illetve azt, hogy az adott ügyben eljárási joggal rendelkezünk. E tekintetben is vannak azonban nagyon hasonló, mégis több különbséget mutató megoldások.
Hiteles eljárások mentén
A legtöbb ügyintézés kapcsán az egyik legfontosabb kitétel az, hogy jogosultak legyünk eljárni az adott ügyben. Sok folyamat eleve az azonosítással és a jogkörök tisztázásával indul, melyet “bemondásra” senki nem fog elfogadni, így tehát különböző erre szolgáló dokumentumok és igazolványok bemutatására is szükség lehet. A személyazonosság igazolására természetesen jól bevált módszer lehet a különböző azonosításra alkalmas okmányok bemutatása, de egyre elterjedtebbek a biometrikus azonosítási opciók is, mely már egyértelműen a jövőt vetíti előre.
Az aláírás vagy íráskép mentén történő azonosítás és hitelesítés még a régebbi, papír alapú dokumentációt előnyben részesítő időkhöz kötődik de tény, hogy a mai napig is hatékonyan alkalmazzák cégek és magánszemélyek esetében egyaránt. Ennek kapcsán természetesen szintén beszélhetünk specifikus dokumentumokról, mely ez esetben az aláírási címpéldány, ami egy jogilag is hitelesített dokumentum, melyet elsősorban a céges ügyintézés kapcsán használnak. Ez pedig nem egyenlő az aláírás-mintával, még ha a kettő összekeverése sokszor okoz is félreértéseket.
Aláírás hitelesítés az ügyintézésben
A hivatalos, jogszerű céges ügyintézéshez rengeteg különböző dokumentum kapcsolódik, ám amíg például egy hiteles cégkivonat vagy épp egy alapító okirat magáról a cégről tartalmaz adatokat, a személyek azonosítására nem alkalmas. Bár ezek a szabályok meghatározzák azt is, hogy a céges hierarchiában ki hol helyezkedik el, illetve hogy ki rendelkezik felhatalmazással arra, hogy a cég ügyeiben eljárjon. Igen ám, de sokszor ezen személyek azonosítását is meg kell oldani, ezzel is igazolva, hogy az adott ügyintézés jogszerű. Itt lépnek képbe az olyan dokumentumok, mint az aláírási címpéldány.
Az aláírás rendkívül fontos része a céges ügyintézésnek, hiszen a dokumentumok nagyobb része ezzel kerül hitelesítésre és elfogadásra. Épp ezért az aláírás hitelesítése kulcsfontosságú szereppel bír a jogügyekben és üzleti életben. Ennek kapcsán mindenképpen érdemes beszélni a két említett dokumentum típusról, vagyis az aláírási címpéldány és az aláírás-minta hasonlóságairól és különbségeiről. A céljuk ugyanis bár hasonló, sok tekintetben igen nagy különbségek említhetők, melyek az ügyintézések módját és lehetőségeit is korlátozhatják.
Az aláírási címpéldányról
Az aláírási címpéldány egy közjegyző által hitelesített dokumentum, mely egy adott személy - cégvezető, ügyintézésre jogosult személy stb. - aláírásának mintáját tartalmazza és rögzíti, jogilag is érvényes formában. A dokumentum létrehozásához épp ezért közjegyzőre is szükség lesz, aki ellenőrzi az aláíró személyazonosságát, ezzel garantálva azt, hogy a rögzítésre kerülő aláírás valóban az adott személytől származik.
Jellegéből adódóan az aláírási címpéldány elsősorban cégek és vállalkozások körében használatos, hiszen például cégalapításnál, ügyvezetők kinevezésénél vagy különféle jogi ügyek esetén egy kötelezően benyújtandó, aktuálisan és később is az azonosítást szolgáló dokumentum. Az aláírási címpéldány tulajdonképpen önmagában biztosítja azt, hogy az aláírásért felelős személy hitelesített, jogszerű módon jár el a cég nevében.
Az aláírási-mintáról
Az aláírási címpéldánnyal szemben az aláírás-minta egy egyszerűbbnek tekinthető dokumentum, hiszen a hitelesítés szempontjából is teljesen más követelményeknek kell megfelelnie. Bár hasonlóképpen az ügyfél aláírásának rögzítésére szolgál, mely által segít a különböző jognyilatkozatok vagy épp tranzakciók azonosításában, de kiállítása nem igényel közjegyzői közbenjárást. Az alkalmazási terület tekintetében az aláírás-mintát elsősorban banki ügyintézés, bankszámlanyitás vagy pénzügyi tranzakciók során használják, így nem csak a cégek, de a magánszemélyek számára is szükség lehet egy ilyen dokumentum létrehozására.
Fontos, hogy a dokumentumra vonatkozó igényt nem jogszabályi előírások, hanem leginkább a bankok vagy más intézmények belső szabályzata határozzák meg, így az sem biztos, hogy minden esetben elvárás a dokumentum megléte. Az aláírás-minta létrehozása egyébként egyszerű módon, egy az intézmény által biztosított formanyomtatvány aláírásával történik, melyen keresztül rögzítik az ügyfél aláírásának képét, így azáltal később is azonosíthatóvá válnak az ügyek.
A dokumentumok különbségei és szükségességük
Az aláírási címpéldány és az aláírás-minta közötti különbség vélhetően a fenti leírásból is jól leszűrhető, ám érdemes lehet tételesen is összefoglalni, hogy milyen szempontok szerint differenciálhatjuk ezt a két hasonló, de valamilyen szinten nagyon is más dokumentumot:
- A hitelesítés módja: az aláírási címpéldányt közjegyző hitelesíti, az aláírás-minta létrehozása azonban ezt nem követeli meg.
- Alkalmazási terület: az aláírási címpéldányt elsősorban jogi és céges ügyekben, míg az aláírás-mintát zömében pénzügyi tranzakciók és banki ügyintézés során használják.
- Költségek: az aláírási címpéldány kiállítása díjköteles, az aláírási minta azonban rendszerint díjmentes.
- Előírások: az aláírási címpéldány megléte sok esetben jogszabály által előírt, az aláírási-minta kapcsán azonban elsősorban az intézmények belső szabályzata a mérvadó.
Az aláírási címpéldány és aláírás-minta tehát bár egyaránt az aláírás képének rögzítésére, illetve a személyazonosság igazolására és az ügyintézési jogosultság ellenőrzésére szolgál, jogi szempontból nagyon is különböző dokumentumokról beszélünk. Ennek alapját a hitelesítés módja, illetve annak megléte vagy épp hiánya szolgáltatja. Ha tehát ügyintézésre kerül sor, érdemes lehet tisztában lenni azzal, hogy melyik fogalom pontosan milyen típusú dokumentumot takar és azt milyen formában szerezhetjük be gyorsan és jogszerűen.