Adószám ellenőrzés: NAV vs. VIES - mikor melyik kell, és mit jelent a státusz?

A cégek adószámának pontos ellenőrzése nem csak a számlázás kapcsán fontos, hanem olyan információkat is megtudhatunk, ami akár a partneri kapcsolatokra is hatással lehet, különösen ha ES-2 B2B ügyletekről van szó. Emiatt is érdemes tisztázni a NAV és VIES közötti különbségeket.

Tartalomjegyzék

• Hogyan épül fel a magyar adószám?
  • Miért nem elég a NAV adatbázis külföldi partner esetén?
• Mi az a VIES és mikor kell használni?
• Miben különbözik a NAV és VIES státusz?
  • Mit takarnak a NAV státuszok?
  • Mit jelent a “valid” VIES státusz?
• Hogyan néz ki a megfelelő EU-s adószám?
  • Gyakori hibák NAV és VIES ellenőrzés esetén
    • Milyen gyakran ellenőrizzük a partner adószámát?
• Összefoglalás
• GYIK

Hogyan épül fel a magyar adószám?

Az itthon használatos adószámokkal bizonyára már mindenki találkozott, hiszen ilyennel minden cég, gazdasági társaság vagy akár egyéni vállalkozó is rendelkezik. Ez lényegében egy olyan kód, ami az adott vállalat gyors és összetéveszthetetlen azonosítására szolgál, így a hivatalos ügyintézések, így például a számlázás kapcsán is fontos szerephez jut. Ha egy cég alapvető adatai kerülnek szóba, akkor az adószám abszolút megkerülhetetlen, hiszen önmagában is sok értékes információt hordoz, különösen az ellenőrzések során.

A magyar adószám minden esetben három részegységből áll, melyeket egymástól kötőjel választ el. Ezen egysége mindegyike a NAV számára közöl információkat, így természetesen ez a jól bevált struktúra sem véletlenül került így kialakításra. Az első, nyolc számból álló tömb a vállalkozás egyedi azonosítására szolgál. Az ezt követő, vagyis kilencedik számjegy a kötőjel után az áfakód, egy újabb kötőjel után pedig a végső, tizedik számjegy a vonatkozó területi igazgatóságot jelöli.  Ez a szerkezet azért lényeges, mert a NAV által szolgáltatott adatok kizárólag ehhez a belföldi azonosítóhoz kötődnek: a magyar adószám ellenőrzés ez alapján lehetséges, annak érvényessége, státusza és esetleges korlátozásai pedig mind ebből a rendszerből derülnek ki. Ha tehát egy beföldi céget szeretnénk ellenőrizni, a NAV a legjobb forrás.

Miért nem elég a NAV adatbázis külföldi partner esetén?

Mivel sok cég nem csak hazai, de nemzetközi piacokon is jelen van, így természetes, hogy számos külföldi céggel is kapcsolatba kerül. A partnerek előzetes átvilágítása és a számlázás kapcsán ilyenkor is fontos az adószám ellenőrzés. Fontos atonban tudni, hogy a NAV rendszere csak a belföldi működésre vonatkozik, az nem derül ki belőle, hogy a partner rendelkezik-e érvényes közösségi adószámmal. A közösségi adóalanyiság ugyanis külön engedélyezett státusz – a NAV aktív adószám nem garancia arra, hogy az EU-s fordított adózás feltételei teljesülnek. Ha EU-s partnertől kapunk számlát vagy mi számlázunk neki, akkor külön adatbázist kell használni, ami nem más mint a VIES (VAT Information Exchange System).

Mi az a VIES és mikor kell használni?

A VIES az Európai Bizottság online rendszere, amin keresztül a tagállamokban működő vállalatok közösségi adószámait ellenőrizhetjük. Ez az adatbázis lényegében azt mutatja meg, hogy egy vállalkozás jogosult-e EU-s B2B ügyletekben a fordított adózás alkalmazására, ami egy nagyon is fontos információ a számlázás és az üzleti kapcsolatok terén is. Épp ezért, ha egy másik EU-s tagállam vállalkozásával szeretnénk üzletelni, legyen az értékesítés vagy beszerzés és az ügylet áfája a fordított adózás szerint alakulna, a VIES adószám ellenőrzés kihagyhatatlan, kötelező lépés, hiszen ez az egyetlen olyan forrás, ami más tagállamokban működő cégek esetén megmutatja azt, hogy a partner közösségi adószáma érvényes-e. Ez azért is fontos, mert a NAV adatbázisban szereplő aktív státusz esetén is kiderülhet az, hogy a VIES rendszere érvénytelen értékes mutat.

Miben különbözik a NAV és VIES státusz?

Bár két hasonló rendszerről van szó, a státuszok terén alapvető különbségeket találunk a NAV és a VIES között, így ezeket is érdemes tisztázni annak érdekében, hogy értsük a differenciát. A NAV státusz - aktív, felfüggesztett, törölt - kizárólag a belföldi adóalanyiságot mutatja, míg a VIES “valid” (érvényes) vagy “invalid” (érvénytelen) státusza viszont azt, hogy az adott közösségi adószám érvényes-e. 

A két rendszer ugyanakkor nem mindig egyszerre frissül, így különféle anomáliák is előfordulhatnak, amik akár az adószám ellenőrzés kapcsán is zavart okozhatnak. Megeshet ugyanis, hogy egy cég a NAV szerint aktív, de a VIES-ben nem szerepel, ahogy az is, hogy az NAV időközben felfüggesztette az adószámot de a VIES még érvényesként mutatja, vagy éppen ennek a fordítottja. A probléma kiküszöbölése nem mindig egyszerű, de a legbiztosabb az, ha uniós ügyletnél az adószám ellenőrzése során mindkét rendszert ellenőrizzük, hiszen az egyik nem helyettesíti a másikat.

Mit takarnak a NAV státuszok?

A NAV rendszere kapcsán alapvetően három státuszt említhetünk, melyek az adószám ellenőrzés során is rendszeresen felbukkannak attól függően, hogy egy cég milyen “állapotban” szerepel a nyilvántartásban.

• Ha egy vállalkozás NAV státusza aktív, akkor a vállalkozás belföldi működése jogszerű, számlát bocsáthat ki és fogadhat is.
• A felfüggesztett státusz általában valamilyen mulasztás vagy folyamatban lévő eljárás következménye. Ez esetben a számlázás is erősen kockázatosnak tekinthető, hiszen egy viszonylag tisztázatlan állapotról van szó.
• A törölt státusz pedig azt jelenti, hogy a vállalkozást megszüntették vagy valamilyen súlyos jogsértés miatt törölték, ilyen formán pedig a számlázás is szabálytalan lenne. 

A fenti státuszok mindegyike egyértelmű jelzést az a belföldi ügyletek biztonságával és a lehetséges üzleti kockázatokkal kapcsolatban, ami önmagában is jól mutatja mennyire fontos az előzetes adószám ellenőrzés.

Mit jelent a “valid” VIES státusz?

A NAV rendszerének három státuszával szemben a VIES eggyel egyszerűbben tisztázza a kérdéseket, hiszen csak “valid” és “invalid” vagyis érvényes és érvénytelen státusszal rendelkezik. Ez önmagában látszólag nem hordoz túl sok információt, ugyanakkor nagyon is árulkodó a cégekkel kapcsolatban. Ha a közösségi adószám érvényes, az azt jelenti, hogy a vállalkozás jogosult arra, hogy EU-n belüli B2B ügyleteknél a fordított adózást alkalmazza. Ez azonban nem jelenti azt, hogy minden más tekintetben kifogástalan a működése – a VIES kizárólag az EU-s adóalanyiságot igazolja. A vállalkozás valós helyzete csak a NAV vagy a partner saját tagállami nyilvántartásából ismerhető meg. Az érvénytelen státusz pedig értelemszerűen a fordított adózással szembeni jogosulatlanságot jelöli.

Hogyan néz ki a megfelelő EU-s adószám?

A magyar adószám formátummal szemben, a közösségi adószám egy országkóddal kezdődik, amiből azonnal azonosítható, hogy egy cég honnan származik. Magyar vállalkozások esetében ez értelemszerűen a HU betűpár lesz, ami után következhet a belföldi adószám első nyolc számjegye, vagyis a cég egyedi azonosítója. Fontos különbség, hogy ez esetben csak az országkódra és a 8 számjegyre van szükség, hiszen minden EU-s tagállam közösségi adószáma esetében ez a formátum kerül alkalmazásra. Gyakori hiba, hogy a hazai cégek itt is a megszokott, kötőjelekkel elválasztott, három egységből álló adószámot írják az országkód után, ám így az adószám ellenőrzés is ellehetetlenül a VIES rendszerében.

Gyakori hibák NAV és VIES ellenőrzés esetén

Az adószám ellenőrzés során - legyen szó akár a NAV, akár a VIES rendszeréről - a cégek sok tipikus hibát vétenek, ami az ellenőrzés eredményére is közvetlen hatással van. A félreértések elkerülésre érdekében ezekre érdemes odafigyelni:

• Ha a közösségi regisztráció túl friss, az még nem feltétlenül látszik a VIES-ben
• Rossz az országkód vagy hibás adószám formátum került megadásra
• EU-s ügyletekhez kizárólag a NAV adatbázisát használják
• Az ellenőrzés nem rendszeres, így a státuszok esetleg változásai is elkerülik a cég figyelmét

A problémák kiküszöbölésére a legjobb megoldás, ha uniós számlázás előtt a NAV + VIES ellenőrzés lenne a rutinszerű, vagyis ha minden esetben mindkét adatbázisból tájékozódnának a cégek.

Milyen gyakran ellenőrizzük a partner adószámát?

A legbiztonságosabb gyakorlat szerint minden új partner esetén, valamint minden első EU-s ügylet előtt kötelező az ellenőrzés. Rendszeres partnereknél sem érdemes egy évnél hosszabb időt hagyni két ellenőrzés között, hiszen a státusz bármikor változhat. Ha pedig gyanús körülmény merül fel – például hirtelen székhelyváltozás, új kapcsolattartó, új bankszámla –, akkor azonnali ismételt ellenőrzés ajánlott.

Összefoglalás

A NAV és a VIES használata két külön lépés, és más-más célt szolgál. A NAV a belföldi adóalanyiságot és annak állapotát mutatja, míg a VIES azt, hogy a vállalkozás rendelkezik-e érvényes EU-s adószámmal, amely a fordított adózás előfeltétele. Az uniós ügyletek során tehát a legbiztosabb, ha kettős ellenőrzést alkalmazunk.

GYIK

Kell NAV-ellenőrzést végezni EU-s partner esetén is?
Igen, a NAV mutatja meg, hogy a partner belföldi státusza rendben van-e, ami fontos kockázatkezelési szempont.

Mennyi idő, mire egy új EU-s adószám megjelenik a VIES-ben?
Általában 1–3 nap, de akár 72 órán túl is tarthat. Ez idő alatt a VIES „invalid” eredményt adhat.

Magyar vállalkozás EU-s értékesítéshez köteles EU-s adószámot igényelni?
Igen, ha 0% áfás közösségi termékértékesítést vagy szolgáltatásnyújtást végez, akkor ez kötelező.

Lehet egy adószám VIES-valid, miközben a NAV felfüggesztette?
Igen, rövid ideig előfordulhat, mivel a két rendszer nem mindig azonnal frissül. Ez ilyenkor kockázatos helyzet.

Mit kell tenni, ha a partner közösségi adószáma „invalid”?
EU-s ügylet esetén nem alkalmazható a fordított adózás. Vagy áfás számlát kell kiállítani, vagy meg kell várni, amíg a partner rendezni tudja a státuszt.