Adószám ellenőrzés építőipari cégeknél – Így kerülhető el a számlázási és ÁFA-kockázat!

A megbízhatóság és transzparencia a gazdaság összes szektorában és minden projektben fontos, ám sajnos a folyamatok nem minden esetben zajlanak szabályszerűen. A kérdéses esetek az adószám ellenőrzéssel is könnyen megelőzhetők, akár az építőiparban is.

Tartalomjegyzék

• Miért éppen az építőiparban gyakoriak a visszaélések?
  • Hibás számlák és jogviták az építőiparban
• Mi az az adószám?
• Miért fontos az adószám ellenőrzése?
  • Adószám ellenőrzés a gyakorlatban
  • Milyen gyakran érdemes ellenőrizni az adószámot?
• Milyen egyéb dokumentumok segítik az ellenőrzést?
  • Hogyan szerezhető be cégkivonat és az aláírási címpéldány?
• Milyen technológiai megoldások segítik az automatikus ellenőrzést?
• Összefoglalás
• GYIK

Miért éppen az építőiparban gyakoriak a visszaélések?

A legjobb út szinte minden esetben szabályos, de ez talán még inkább igaz az olyan projektekre és munkákra, aminek eredményei aztán várhatóan hosszú évtizedekre adnak otthont akár cégeknek, akár családoknak és sok esetben egy város vagy kerület képét is alapjaiban határozzák meg. Ez esetben tehát természetesen az építőiparról van szó, aminek égisze alá számos különböző munkafolyamat, szakember és természetesen cég sorolható, a szektor pedig ma is kifejezetten erősnek mondható.

A különböző beruházások lényegében még úgy is folyamatosan Magyarországon, hogy sok korábban elérhető forrás került megszüntetésre, mégis továbbra is azt tapasztaljuk, hogy akár a fővárosban, akár az ország különböző pontjain lényegében egymást érik a kivitelezési projektek, sokszor óriási volumenben, igencsak jelentős összegekért. De még ha nem makro-, hanem mikro- szinten vizsgáljuk a szektort, akkor is rengeteg vállalkozás, egyéni vállalkozó és különböző kivitelező cég vagy szakember található a piacon, így tehát a transzparencia kifejezetten fontos, de megoldása meglehetősen nehéz is.

Az építőiparban ugyanis nagy értékű projektek, több alvállalkozós struktúrák, és gyakori alvállalkozó-váltások jellemzőek, ami kedvez a láncolatos csalásoknak, fiktív számlázásoknak és a szándékos ÁFA-elkerülésnek. A gyors tempó és az adminisztrációs kihívások miatt sok cég nem fordít kellő figyelmet a partnereik ellenőrzésére, ami komoly pénzügyi és jogi kockázatot jelenthet, így ezt elkerülendő, mostanra minden esetben érdemes ellenőrizni azt, hogy valójában milyen céggel készülünk kapcsolatban lépni. Az adószám ellenőrzés például ebben is segíthet.

Hibás számlák és jogviták az építőiparban

Az építőiparban sajnos nem is feltétlenül csak a tudatosan vagy véletlenül hibásan kiállított számlák, hanem gyakran azok hiánya is problémát okoz. Bár céges szinten talán kevesebb ilyen jellegű visszaéléssel találkozhatunk, a magánszektorban rengetegszer merül fel a kérdés akár egy kisebb munkánál is, hogy “számlával vagy számla nélkül?”. A költségek tekintetében ez utóbbi nyilván jobban megéri a megrendelőnek és a szakembernek is, ám ez a fekete jövedelem talán legékesebb példája. A nagyobb kivitelezések, építőipari vállalkozások, befektetők, kivitelezők és megrendelők kapcsolatrendszerében pedig sokszor még nehezebb átlátni a számtalan különböző helyről származó számlák láncolatát, melyek esetében már természetesen az ÁFA is adekvát tényező. 

A visszaélésekre sajnos sok példát láthatunk, holott ezek többsége akár egy adószám lekérdezés keretében is megelőzhető lenne. Az alábbi példa is ezt mutatja meg: egy építőipari fővállalkozó egy alvállalkozótól rendszeresen fogadott be számlákat, majd kiderült, hogy a partner adószámát időközben felfüggesztette a NAV. A számlákon szereplő ÁFÁ-t a fővállalkozó levonta, de egy ellenőrzés során a NAV visszamenőleg megtagadta ezt a jogosultságot. Az ügy vége többmilliós adókülönbözet és bírság lett. Mindez elkerülhető lett volna rendszeres adószám ellenőrzéssel.

Mi az az adószám?

Az adószám a Magyarországon vállalkozási tevékenységet folytató magánszemélyek, jogi személlyel rendelkező vagy nem rendelkező gazdasági társaságok egyedi azonosítója, melyet a NAV ad ki az igénylők számára. A 11 számjegyből, három jól elkülönülő részből álló adószám önmagában is számos fontos adatot tartalmaz a céget illetően, hiszen a 8 számjegyű azonosító mellett az ÁFA-kód és a területi kód is kiolvasható belőle. 

A vállalkozás egyedi azonosítója az adóhatóság nyilvántartásában is szerepel, így azok egyszerűen ellenőrizhetők akár online is. Az adószámok érvényessége és státusza (pl. felfüggesztett, törölt) közvetlenül befolyásolja azt is, hogy a kiállított számla elfogadható-e jogilag és számvitelileg. Egy érvénytelen adószám mögött álló partnerrel történő együttműködés veszélyezteti a számlák levonhatóságát és növeli az adókockázatot, így tehát az adószám ellenőrzés akár komplett projektek megfelelőségével kapcsolatban is létfontosságú információkat adhat.

Miért fontos az adószám ellenőrzése?

Az adószám ellenőrzése természetesen nem csak építőipari vállalkozások esetében fontos, így minden új partneri kapcsolat létrehozása előtt érdemes elvégezni a lekérdezést, hogy tisztába kerüljünk az adott cég státuszával. Az adószám ellenőrzés segíthet biztosítani a jogszabályi megfelelést, hiszen a magyar jogszabályok szerint minden vállalkozásnak érvényes adószámmal kell rendelkeznie, Egy törölt vagy felfüggesztett adószám következményeként a szerződések érvénye is kérdésessé válhat, ami komoly problémákat okozhat az építőipari kivitelezések tekintetében is.

Az adószám lekérdezés tehát egyértelműen segíthet megelőzni a csalásokat és csökkenteni az üzleti kockázatot, ami a nagyobb építőipari projektek esetében is releváns tényező. Ha egy vállalkozás nem ellenőrzi megfelelően a partner adószámát, könnyen problémába ütközhet és még ha nem is ő vétett a szabályok ellen, adott esetben akár rá is kiszabhatnak bizonyos büntetési tételeket. Az érvénytelen adószám sosem jelenthet jót, így annak ellenőrzése a minimum amit megtehetünk.

Adószám ellenőrzés a gyakorlatban

Az adószám érvényességét a NAV online rendszerén keresztül bárki egyszerűen ellenőrizheti, így könnyen megtudható az, hogy az adott adószám mögött álló vállalkozás aktív-e, vagy például felfüggesztett státuszban van. Fontos, hogy a lekérdezést dokumentáljuk (képernyőkép, naplózott lekérdezés), mivel ez bizonyítékként szolgálhat egy későbbi adóellenőrzés során. A NAV oldalán kívül értékes információkat nyerhetünk ki az e-cégjegyzékből is, hiszen az ebben szereplő adatok, illetve a cégkivonatok is minden fontos, érdemi információt tartalmaznak az adott cégről, így az esetleges visszaélések vagy problémák is könnyen szűrhetők.

Milyen gyakran érdemes ellenőrizni az adószámot?

Új partnerrel szerződés esetén mindenképpen ajánlott az adószám ellenőrzés, de hosszabb projektek során is legalább havonta vagy számlázás előtt érdemes lefuttatni azt, ezzel is elkerülve a kérdéses helyzeteket. Különösen indokolt a gyakori kontroll, ha alvállalkozóról vagy kis volumenű, gyakran változó cégről van szó. Ne feledjük, az adószám ellenőrzés elsősorban minket és vállalkozásunkat védi, ez az egyszerű mozzanat pedig egyáltalán nem nagy ár azért, hogy meggyőződjünk a partnerek megbízhatóságát illetően.

Milyen egyéb dokumentumok segítik az ellenőrzést?

Az adószám ellenőrzésén túl érdemes lehet beszerezni a cégkivonatot vagy aláírási címpéldányt is. A cégkivonat ugyanis - különösen annak hiteles verziói - segíthet bizonyítani a vállalkozás aktuális jogi státuszát, míg az aláírási címpéldányból megtudhatjuk azt, hogy a szerződést vagy éppen a számlákat valóban egy arra jogosult személy írta-e alá. Ezek a dokumentumok extra biztonságot nyújtanak egy esetleges peres ügy vagy egy NAV-ellenőrzés során.

Hogyan szerezhető be cégkivonat és az aláírási címpéldány?

Ezeket a dokumentumokat az Igazságügyi Minisztérium céginformációs rendszeréből, illetve közjegyzőtől lehet lekérni. Az e-hiteles dokumentumok PDF formátumban kerülnek kiállításra, és digitálisan ellenőrizhetők. Hasznos lehet minden projekt előtt vagy partner váltáskor friss példányt kérni.

Milyen technológiai megoldások segítik az automatikus ellenőrzést?

Ma már több számlázó program és ERP-rendszer integrál NAV-adószám ellenőrző modult, amely automatikusan figyelmeztet, ha egy partner adószámával gond van. Emellett külön vállalati szoftverek és API-k is elérhetők, amelyek tömegesen, automatizáltan is képesek figyelni a változásokat – ezzel sok adminisztratív terhet levéve a vállalkozás válláról. Ezek integrációját érdemes lehet megoldani a céges rendszerekbe, hiszen így az esetleges figyelmetlenségből adódó problémák is kiküszöbölhetők, mivel az automata rendszerek azonnal figyelmeztetnek a kérdéses státuszú cégekkel kapcsolatban.

Összefoglalás

A rendszeres adószám ellenőrzés építőipari cégek esetében is segíthet kiszűrni a problémásabb vállalkozásokat, illetve elkerülni az ÁFA kapcsán felmerülő visszaéléseket, ami egyben képes növelni a transzparenciát és kellő biztosítékot nyújtani a cégek számára a kivitelezések és az ügyintézés törvényességét illetően is. Az ellenőrzés egyszerűen megoldható, de a céges rendszerekbe integrálható automata megoldások még hatékonyabbá teszik a lekérdezést és átvilágítást.

GYIK

Mindenki rendelkezik adószámmal?
Adószámmal minden Magyarországon gazdasági tevékenységet folytató magánszemélynek és jogi személlyel rendelkező vagy jogi személlyel nem rendelkező gazdasági társaságnak rendelkeznie kell. Az egyedi azonosítót a NAV bocsátja ki, ennek alapján pedig az azonosítás is egyszerű és egyértelmű.

Hol ellenőrizhetem egyszerűen az adószámot?
Az adószám a legegyszerűbben a NAV erre szolgáló oldalán ellenőrizhető, hiszen ez a nyilvántartás mindig friss, naprakész adatokat tartalmaz az adószámmal rendelkező vállalkozásokkal és magánszemélyekkel kapcsolatban.

Hogyan néz ki egy szabályos adószám?
Egy adószám összesen 11 számból épül fel, melynek első blokkja 8 számot tartalmaz, ez az egyértelműen azonosító törzsszám. Az első kötőjelet követő egy számjegy az ÁFA-kód. A második kötőjel után látható két számjegy pedig a területi kódoké, ami a vállalkozás székhelyére utal.