Adószám-ellenőrzés a gyakorlatban: 10 tipikus hiba számlázás előtt - és megelőzésük

Egyetlen rosszul megadott adószám is elég ahhoz, hogy egy látszólag szabályos számla problémássá váljon. A következmények az ellenőrzéstől a bírságig sokfélék lehetnek, de mivel egy gyors ellenőrzéssel a legtöbb kockázat kizárható, érdemes körültekintőnek lenni.

Tartalomjegyzék

• Miért fontos az ellenőrzés számlázás előtt?
  • Hibás adószám formátum megadása
  • Név és adószám eltérése
  • Felfüggesztett adószám figyelmen kívül hagyása
  • Törölt adószámra történő számlázás
  • Nem ellenőrzött EU-s adószám
  • Régi partner, elmaradt ellenőrzés
  • Hibás telephely vagy székhely adatok
  • Egyéni vállalkozó és cég adatainak keverése
  • Kézi adatkezelés túlzó használata
  • Belső ellenőrzési folyamat hiánya
• Ellenőrzőlista a kockázatmentes számlázáshoz
• Összefoglalás
• GYIK

Miért fontos az ellenőrzés számlázás előtt?

A számlázás előtti adószám ellenőrzés lényegében nem adminisztratív teher, hanem üzleti kockázatkezelés. Tény, hogy a feszített munkatempó mellett sajnos sok esetben éppen az a lépés marad ki, ám a később félreértések vagy akár következmények elkerülése érdekében mindenképpen érdemes időt szakítani az adószám lekérdezésre. A NAV álláspontja ezzel szemben egyértelmű: a számlát befogadó félnek is van ellenőrzési kötelezettsége. Ez pedig azt jelenti, hogy nem elegendő jóhiszeműen megbízni a partnerben, hanem nagyon is elvárható, hogy egy vállalkozás meggyőződjön annak adózási státuszáról. 

A gyakorlatban mégis sok vállalkozás követi el ugyanazokat a hibákat új és régi partnerek esetében egyaránt. A gyakori kockázatok között olyan dolgokat találunk, mint az áfa levonásának megtagadása, a számla érvénytelennek minősítése, bírság vagy pótlék kiszabása vagy éppen utólagos adminisztrációs terhek. Mostani cikkünkben 10 tipikus hibát mutatunk be, amit érdemes elkerülni annak érdekében, hogy a számlázás valóban kockázatmentes legyen és elkerüljük a büntetéseket.

Hibás adószám formátum megadása

Az adószám egy igencsak hasznos adat, hiszen a cégek egyértelmű azonosítására használható, illetve természetesen a számlázás során is alapvető fontossággal bír. Épp ezért szül sok problémát, ha az adószám hibás formátumban szerepel, mivel ez a számlák érvényességére is hatással van. Magyar adószám esetén egyetlen helyes formátummal számolhatunk, ami a következőképpen néz ki: 12345678-9-10. Az első nyolc számjegy a cég egyedi azonosítója, a kötőjelet követő szám a tevékenységre utal, míg az utolsó részlet a területi adatokat hordozza.

A gyakori problémák között találjuk a hiányzó kötőjeleket, az elütött számjegyeket, az EU-s és belföldi adószám keverését vagy a törzsszám önmagában történő használatát. Sokszor maga az ügyfél hibázik, így a számla is hibás adószámmal kerül kiállításra. Egy ilyen számla ugyanakkor nem felel meg a jogszabályi előírásoknak és egy ellenőrzés során könnyen fennakadhat a rostán. Az adószám lekérdezést érdemes rutinszerűen elvégezni a problémák elkerülése érdekében és természetesen a formátum szempontjából is a meghatározott sémát követni.

Név és adószám eltérése

Gyakori probléma, hogy a cég neve és adószáma eltérést mutat, vagyis például egyik vagy másik valódi, de nem tartozik össze. Ha például az adott cégnek számlát állítunk ki, de a rajta szereplő adószám nem hozzájuk tartozik, az hibának minősül. Ez nagyon könnyen előfordulhat például akkor, ha két partnerünk neve nagyon hasonló, de valamilyen minimális részletben eltér, ugyanakkor ez könnyen kavarodást okoz az adószám kapcsán. Ilyen esetben a számla hitelessége megkérdőjelezhető és az ÁFA levonása is vitatható. Ezért is fontos, hogy az adószámot és cégnevet mindig egyszerre ellenőrizzük, figyelve a cégformára is, hiszen azonos név esetén ez is segíthet különbséget tenni.

Felfüggesztett adószám figyelmen kívül hagyása

Az adószám lekérdezés egy cég státuszának tisztázása miatt is fontos lehet, hiszen akár olyan hibába is belefuthatunk a számlázás során, hogy egy létező, de felfüggesztett adószámmal rendelkező cég számára állítunk ki számlát. Ilyen esetben a számla kiállítása/befogadása súlyos kockázatot hordoz, hiszen az ÁFA levonása szinte biztosan elutasításra kerül. Az adószám ellenőrzése esetében tehát mindenképpen figyeljünk oda annak aktuális státuszára is. Mivel mi magunk is felelősséggel tartozunk azért, hogy milyen cégeknek állítunk ki számlát, ezt érdemes folyamatosan megtenni, hiszen egy cég vagy adószám státusza idővel változhat. Így tehát ne csak az első együttműködés során kérdezzük le az adatokat, a kereséshez pedig friss, naprakész adatbázist használjunk, hogy biztosan elkerüljük a problémákat.

Törölt adószámra történő számlázás

Bár viszonylag ritka eset, de előfordulhat, hogy a partner adószámát a NAV törölte, de erről a másik fél nem szólt. Ez persze nem feltétlenül jelenti azt, hogy szándékosan tett így, de a végeredmény tekintetében ez teljesen mindegy, hiszen egy ellenőrzés során nem hivatkozhatunk erre, mint enyhítő körülményre. Ilyen esetekben a számla érvénytelen, így a teljesítés jogilag problémás. Fontos tehát, hogy ne keverjük a létező cég és az érvényes adószám fogalmát, az ellenőrzés során pedig legyünk rendkívül körültekintőek, elkerülvén az ilyen súlyos problémákat.

Nem ellenőrzött EU-s adószám

Az eltérő adózási szabályok miatt a közösségen, vagyis EU-n belüli partnerek és ügyletek esetében, az érvényesség érdekében mindenképpen szükséges az EU-s adószámot is ellenőrizni, amire a VIES rendszere ad lehetőséget. Szerencsés esetben persze az ellenőrzés elmulasztása sem szül semmilyen problémát, ha az adott cég státusza rendben van, de mivel az ördög nem alszik, nekünk sem érdemes a jóhiszeműségünkre hagyatkozni. Hibás vagy érvénytelen adószám esetén ugyanis a külföldi partnereket érintő áfamentesség jogtalan, ami miatt utólag kötelezhetnek minket az adó megfizetésére vagy akár külön bírságot is kiszabhatnak.

Régi partner, elmaradt ellenőrzés

Az üzleti életben fontos a bizalom, ez pedig a partneri kapcsolatokon is érezteti hatását. A cégek egy jól bevált, ismert és régóta jelenlévő cég kapcsán hajlamosabbak megengedőbbek lenni, emiatt pedig sokszor az adatok ellenőrzése is elmarad. Az adószám lekérdezés ugyanakkor nem egyszeri feladat és nem szabad, hogy az elfogultság miatt megfeledkezzünk erről. Egy régi partner esetében is jelentkezhetnek ugyanis problémák, például az, hogy adószámuk felfüggesztésre került, ennek ellenére és az ellenőrzés elmaradása okán mégis számlázás történik. A lényeg, hogy a hosszú ideje tartó üzleti kapcsolat és ismertség sem mentesíthet az ellenőrzésektől.

Hibás telephely vagy székhely adatok

A számlázás során gyakori tévedés, hogy egy cég aktuális telephelye, székhelye vagy akár számlázási címe is különböző és természetesen nem mindegy, hogy a számlázás során melyiket használjuk. Ideális esetben a partner külön is jelzi, hogy melyik címre kéri a számla kiállítását, ám a legbiztosabb az, ha mi magunk ellenőrizzük azt, hogy biztosan a megfelelő adatok szerepeljenek a dokumentumon. Ellenkező esetben egy formailag hibás számla kerülhet kiállításra, ami ellenőrzés során könnyen támadható. A székhely aktuális állapotának ellenőrzése tehát szintén fontos mozzanat.

Egyéni vállalkozó és cég adatainak keverése

Előfordulhat, hogy egy személy például egy Kft. vezetőjeként és egyéni vállalkozóként egyaránt jelen van, az azonos név ellenére ugyanakkor már adóalanyról beszélünk. A számlázás során tehát mindig tartsuk szem előtt, hogy az milyen minőségben történik, cégről vagy egyéni vállalkozóról van szó. A hibás adóalany nem tartozik a súlyosabb hibák közé, de természetesen ezt is érdemes elkerülni a kellemetlen következmények miatt.

Kézi adatkezelés túlzó használata

A céges adminisztráció során rengeteg adattal dolgozunk, ami akár a számlázás során is okozhat problémákat. A számtalan, sokszor bizalmas adatokat tartalmazó e-mail, Excel tábla és sok más adatbázis nem ritkán hibát szül, hiszen természetesen mi is emberből vagyunk. Sokan túlságosan hagyatkoznak a bevált rutinokra, a saját dokumentumokban szereplő adatokra és az sem ritka, hogy a rengeteg adat miatt a bevitel csak a kényelmes másolás-beillesztés kombinációval történik. Az adatok ugyanakkor változhatnak, így az adószám lekérdezés egy rendszeresen elvégzendő feladat, ezzel is kiiktatva az említett hibákat.

Belső ellenőrzési folyamat hiánya

Az adatok ellenőrzés könnyedén alakítható hatékony rutinná, ám sok cég esetében ez sajnos részben vagy egészben hiányzik. Az inkonzisztens számlázási gyakorlatok ugyanakkor magas kockázatot hordoznak, így mindenképpen fontos lehet egy saját, belső szabályzat alkalmazása a partnerek adatainak frissen tartására és rendszeres ellenőrzésére. Ehhez elég lehet akár egy egyszerű checklist is, melyet követve a kollégák is egyszerűbben végezhetik el az adatok lekérdezését és egyeztetését.

Ellenőrzőlista a kockázatmentes számlázáshoz

A problémák tudatos elkerülése sokszor a legapróbb részletben rejlik. Egy saját checklist összeállítása nem nagy feladat, de egy ilyen lista bármikor segít hatékonyan végezni a számlázást és elkerülni az ehhez kapcsolódó kockázatokat. Amit mindig érdemes ellenőrizni:

• Az adószám formátuma helyes
• A cégnév pontosan egyezik
• Az adószám aktív státuszú
• Nem törölt, nem felfüggesztett
• EU-s ügyletnél VIES ellenőrzés megtörtént
• A székhely adat naprakész
• A megfelelő adóalany szerepel
• Az ellenőrzés dátuma dokumentált

Összefoglalás

Az adószám ellenőrzése nem csupán adminisztratív lépés, hanem üzleti védelem. A legtöbb probléma nem bonyolult jogi helyzetekből, hanem egyszerű figyelmetlenségből adódik. Egy következetes ellenőrzési folyamat, megbízható adatforrás és egy rövid checklist segítségével a számlázás előtti kockázatok jelentős része kizárható. A kérdés nem az, hogy „volt-e már probléma”, hanem az, hogy mikor lesz – és fel vagyunk-e rá készülve.

GYIK

Kötelező minden számlázás előtt ellenőrizni az adószámot?
Jogszabály nem ír elő konkrét gyakoriságot, de az ellenőrzési kötelezettség elvárható.

Elég egyszer ellenőrizni egy régi partnert?
Nem. Az adószám státusza bármikor változhat.

Mi a különbség a törölt és a felfüggesztett adószám között?
Mindkettő magas kockázattal jár, de a törölt adószám esetén a számlázás jogilag is ellehetetlenül.

Hol kell ellenőrizni az EU-s adószámot?
A VIES rendszerben, minden közösségi ügylet előtt.

Ki felel a hibás adószámú számla befogadásáért?
A számlát befogadó fél is viseli a kockázatot, nem csak a kibocsátó.