Mi a teendő ha megsérül vagy elvész az alapító okirat?
A hivatalos céges dokumentumok jellemzően jogi erővel is bírnak, így tehát egy ilyen papír megsérülése vagy elvesztése esetén nem feltétlenül lehet azokat egyszerűen pótolni. Természetesen mindenre van megoldás, de érdemes ismerni a lehetőségeket.
Cégtörténet a dokumentumokban
Egy vállalkozás vagy lényegében bármely jogi személy létrehozásához és működtetéséhez adott hivatalos folyamatok tartoznak, melyeket mindenkinek a jog által elrendelt kötelessége lefolytatni és betartani. Ennek pedig ugyanúgy részei a különféle hivatalos dokumentumok, melyek létrejöttét szintén biztosítani kell, továbbá megőrzésük és az esetleges adatváltozások miatti módosításuk is a vállalkozás eljárásra jogosult személyeinenk kötelessége. Az esetek többségében szerencsére ezek a folyamatok jól működnek, de sajnos előfordulnak különböző visszaélések, melyek talán nem is feltétlenül szándékosak, csupán a jogszabályok és előírások nem ismeretéből fakadnak.
A törvények alól persze ez sem mentesít senkit, így minden vállalkozás működésének feltétele, hogy a papírok is rendben legyenek, illetve bármikor elérhető legyen az eredeti példány vagy annak egy hiteles másolata. Ez persze a cégek előnyére is válik, hiszen akár egy pályázati ügyintézés, akár más hivatalos eljárás során ezek nélkül a hivatalos céges dokumentumok nélkül gyakorlatilag semmire sem mennének, így az ő érdekük is ezek biztonságos helyen tartása és/vagy ismerete.
Mivel azonban a nyomtatott dokumentumok formátumokból fakadóan meglehetősen sérülékenyen, ráadásul egy darab papír nagyon könnyen el is tűnhet, olyan esetek természetesen előfordulhatnak, hogy egy esszenciális céges dokumentum megsérül, használhatatlanná/olvashatatlanná válik, vagy egyszerűen csak elvész a számos hivatalos és ügyvitelhez kapcsolódó dokumentumok között. Ha pedig olyan dokumentumról van szó, ami a hatályos jogszabályok szerinti céges működéshez kötelező, akkor az erre jogosult személye kötelessége gondoskodni a pótlásról, akár egy hiteles másolat, akár egy új dokumentum beszerzésével. Ez alól pedig természetesen az alapító okirat sem kivétel.
Az alapító okiratról röviden
A definíció szerint az alapító okirat egy hivatalos jogi dokumentum, melyet általában egy szervezet, vállalat, alapítvány, egyesület vagy más jogi személy létrejöttekor készítenek el. Ez esetben természetesen a név is beszédes, hiszen jól mutatja, hogy a dokumentum elkészítése az alapítást teszi hivatalossá olyan formában, hogy az jogi szempontból is megállja a helyét, vagyis a jogi személy ilyen módon válhat hivatalosan is elismertté. Az alapító okirat ugyanis a szervezet létrejöttének alapvető feltételeit, a működési szabályait és minden jogi személyiség alapvető adatait is tartalmazza. E tekintetben kicsit hasonlít a cégkivonathoz, de természetesen a két dokumentum nem azonos egymással.
Az alapító okirat másik célja, hogy a szervezet jogi kereteit is meghatározza és ezzel megfeleljen az adott ország törvényi előírásainak. Ez különböző jogszabályi hivatkozásokon keresztül is történhet, így fontos, hogy az alapító okiratot gyakran ügyvéd vagy jogi szakértő készíti el sőt, bizonyos esetekben a közjegyző által hitelesítés is szükséges, illetve az illetékes hatósághoz történő benyújtás sem maradhat el. Bár az alapító okirat alapvető kritériumai univerzálisnak mondható, a tartalma a szervezet típusától és tevékenységétől függően változhat. Ha példákkal szeretnénk konkretizálni, hogy milyen adatokat és információkat is tartalmaz nagyjából egy alapító okirat, az alábbiakat érdemes említeni a teljesség igénye nélkül:
- A szervezet neve: Az új szervezet hivatalos megnevezése.
- Székhelye: A szervezet hivatalos címe.
- Célja és tevékenysége: Mit kíván elérni a szervezet, és milyen tevékenységeket végez.
- Alapítók adatai: Az alapítók neve, címe, és más releváns információk.
- A működés szabályai: A döntéshozatal, az igazgatás és a tagok jogainak és kötelezettségeinek szabályozása.
- A tőke vagy vagyon: Ha gazdasági társaságról van szó, a rendelkezésre bocsátott tőke vagy vagyon összege és jellege.
- A megszűnés módja: A szervezet megszűnésének feltételei és eljárása.
Mit tehetünk ha elveszett vagy sérült az alapító okirat?
A kérdésre a válasz egyszerűen annyi, hogy az eltűnt vagy sérült/megsemmisült okiratot minél előbb pótolni kell, ám ennek pontos módja természetesen függ a dokumentum típusától és a szervezet jogi formájától is. Bár az eljárások és folyamatok különbözhetnek, néhány alapvető tanács is sokat segíthet a problémás helyzet megoldásában, hiszen sokszor akár már azelőtt pótolhatjuk az alapító okiratot, mielőtt egy új dokumentum létrehozásának folyamatába kezdenénk.
Elsőként mindenképpen érdemes ellenőrizni, hogy létezik-e a dokumentumnak hiteles másolata, mely lényegében az eredetivel megegyező érvényű. Mivel az alapító okiratot általában több példányban készítik el, először kérdezzük meg az alapítókat és olyan tagokat, akik rendelkezhetnek másolattal, de akár a könyvelő, ügyvéd vagy jogi képviselő is segíthet ez ügyben akik segítettek a dokumentum létrehozásában. Digitális dokumentum esetében pedig annyival könnyebb a helyzet, hogy elektronikus formában is utánanézhet a meglétének.
A másik út amin elindulhatunk az az, ha az alapító okirat pótlása kapcsán a nyilvántartó hatóságot keressük meg, így tehát például gazdasági társaságok esetében cégbírósághoz fordulunk. Mivel az alapításkor itt kerül nyilvántartásba vételre az újonnan létesített jogi személy, az adatok innen is lekérhetők. Ez azért is hasznos, mert a cégkivonatban és cégiratban is találhatók adatok, illetve az illetékes szerven keresztül a cégiratok másolatának kiadása is kérvényezhető. Egyesületek vagy alapítványok esetén ugyanezt az illetékes bíróságon keresztül tehetjük meg.
Ha új alapító okiratra van szükség
Sajnos az is előfordulhat, hogy az alapító okirat sérülése vagy elvesztése esetén nem áll rendelkezésre másolat, ekkor pedig nem marad más megoldás mint egy új dokumentum elkészítése. Erről az alapítónak vagy a szervezet legfőbb szervének (pl. közgyűlés) kell döntenie és e döntés alapján új alapító okiratot kell készíteni. Az ehhez kapcsolódó procedúra lényegében megegyezik azzal, amit a cég alapításakor kell elvégezni és természetesen az új dokumentum elkészítéséhez és jóváhagyásához is ügyvéd vagy jogi segítség szükséges. Az új alapító okiratot pedig ismét be kell nyújtani a megfelelő hatósághoz, hogy ők is jóváhagyják és nyilvántartásba vegyék. Ilyen esetben pedig azt javasoljuk, hogy ha eddig nem tettük, mindenképpen gondoskodjunk másolatok készítéséről.