E-hiteles vagy e-közhiteles cégkivonat? Különbségek és használati lehetőségek

A céges ügyintézéshez kapcsolódóan számos dokumentum említhető, melyek közül talán a cégkivonat az, mely majd’ minden esetben megkerülhetetlen. Érdemes tehát megismerni magát a dokumentumot, illetve azzal is tisztában lenni, hogy milyen különbséget jelentenek az egyes hitelesítési formák.

Egy cég legfontosabb adatai

A cégalapítás és céges ügyintézés jellemzően jól meghatározott jogi keretek között zajlik, melyeket mindenki számára kötelező betartani. Ez pedig nem csak az adott eljárás rendjére, hanem az ehhez kapcsolódó dokumentumokra is igaz, hiszen a megfelelő, adott esetben jogilag külön is hitelesített dokumentumok nélkül nem beszélhetünk érvényes folyamatokról. A vállalkozások esetében jó néhány ilyen papír születik meg mind az alapítás, mind működés során sőt, elsőre talán túlzásnak is tűnhet ennyi iratot felhalmozni, ám ezek mindegyik a szabályos működést és ügyintézést segíti.

E dokumentumok közül sok olyat említhetünk, melyek szinte minden esetben szükségesek a cégalapításhoz, illetve a céges ügyintézéshez, ám amit mindenképpen érdemes kiemelni az nem más, mint a cégkivonat. Ez a dokumentum minden gazdasági társulás számára kifejezetten fontos, hiszen ez tartalmaz minden lényeges, konkrét információt az adott cégről, amelyekre az ügyintézés vagy akár pályázati anyagok benyújtásakor is szükség lehet. 

A cégkivonat neve tulajdonképpen meglehetősen beszédes, hiszen valóban azon adatok átlátható kivonatáról beszélünk, melyek az adott cégről a cégjegyzékben aktuálisan szerepelnek. Az olyan adatok, mint a cégnév, székhely, főtevékenység, adószám vagy épp a cégjegyzékszám persze ma már könnyen elérhetők az online térben is, ugyanakkor ezek általában nem bírnak semmilyen hitelesítéssel vagy jogi erővel, csupán a cégjegyzékben szereplő adatok közzétételére szolgálnak. És bár alapvetően egy cégkivonat is ezt teszi, a hitelesítés kapcsán már jóval összetettebb dokumentumról van szó.

A cégkivonat típusokról röviden

A cégkivonat kapcsán az egyes dokumentum típusok közötti különbségtétel leginkább csak a hitelesítés mentén lehetséges, hiszen tartalmilag tulajdonképpen minden esetben ugyanarról van szó, vagyis a cégjegyzékben szereplő legfrissebb cégadatokról. A hitelesítés kapcsán azonban az mondható, hogy nem mindegy milyen ügyintézési típushoz milyen hitelesítéssel rendelkező dokumentumot követel meg az eljáró szerv. Alapvetően három cégkivonat kategóriát különböztethetünk meg, de ezeken belül még plusz alternatívák is előfordulnak.

1. Ingyenes cégkivonat: ezek a dokumentumok akár egy internetes keresés során is elérhetők, így egy ingyenes cégkivonat kvázi pár másodperc alatt lekérhető. Az adatokat tekintve ezek is frissek, ugyanakkor egy ilyen hitelesítés nélküli dokumentum csakis tájékoztató céllal készült, ügyintézésre nem használható.
2. Hiteles cégkivonat: ha egy cégkivonat hitelesítéssel rendelkezik, onnantól ingyenes státusza is megszűnik, vagyis alapszabály, hogy egy hiteles dokumentumért már fizetni kell. Ez ilyen cégkivonat ugyanakkor már használható ügyintézésre, legyen az papír alapú vagy elektronikus cégkivonat. Ez utóbbi esetben e-hiteles cégkivonatról beszélünk, mely elektronikusan aláírt, es3 formátumú dokumentum.
3. Közhiteles cégkivonat: ez a kategória lényegében megegyezik a hiteles cégkivonatéval a legtöbb jellemzőit tekintve, ugyanakkor ez a dokumentum már egy magasabb hitelesítési kategóriába tartozik, melyet csak közjegyző, vagy az Igazságügyi Minisztérium Céginformációs Szolgálata adhat ki. Pályázatok kapcsán például csak ez a típus használható és természetesen ebből is elérhető online verzió, az e-közhiteles cégkivonat.

Elektronikusan hitelesített cégkivonatok

Mivel manapság a legtöbb ügyintézés kapcsán eredendő igény, hogy részben vagy egészben online is lefolytatható legyen, így minden cég számára kényelmesebb megoldást kínálnak az e-hiteles és e-közhiteles cégkivonatok, melyek lényegében a papír alapú dokumentumok elektronikus formái, melyek hitelesítési elektronikus aláírással történik, lekérésük pedig fizetés ellenében az illetékes hatóságok közbenjárásával oldható meg. E-hiteles és e-közhiteles cégkivonat között ugyanakkor érdemes különbséget tenni, hiszen az ügyintézés jellege is különböző dokumentumokat igényelhet.

Az e-hiteles cégkivonat egy elektronikus formában kiállított cégkivonat, melyek a cégnyilvántartást vezető hatóság bocsát ki. A digitális aláírással és időbélyeggel ellátott dokumentum ilyenformán elektronikus hitelesítéssel rendelkezik. Tartalmi szempontból egy ilyen cégkivonat sem különbözik a papíralapú verziótól, ezek azonban természetesen csak elektronikus formában érhetők el. Az e-hiteles cégkivonatot elsősorban elektronikus ügyintézéshez használhatjuk, legyen szó szerződéskötésről, digitális aláírást igénylő eljárásokról és más, online is megoldható céges ügyről.

Az e-közhiteles cégkivonat lényegében mindenben megegyezik az e-hiteles cégkivonattal, mind tartalmi, mind formai szempontból. Az egyetlen, ugyanakkor nagyon lényeges különbség tehát a hitelesítés típusa, ami egyébként sok dolgot befolyásol, többek között a felhasználási lehetőségeket is. Az e-közhiteles cégkivonatot szintén a cégnyilvántartást vezető hatóság bocsátja ki és ők látják el egy olyan speciális tanúsítvánnyal is, mely garantálja azt, hogy a benne foglalt adatok teljes mértékben megfelelnek a nyilvántartásban szereplő legfrissebb adatoknak.

Az alkalmazási lehetőségeket tekintve az e-közhiteles cégkivonatra olyan esetekben lesz szükség, mikor az eljáró hatóság az elérhető legmagasabb szintű hitelesítést várja el az adott cégtől, ezzel is biztosítva az ügymenet jogszabályoknak megfelelő lebonyolítását. Ilyen dokumentumra lehet tehát szükség többek között bírósági eljárások során, hivatalos hatósági eljárásokban, illetve nemzetközi vagy pályázati ügyintézés során, ha közhiteles dokumentumot követelnek meg. 

Alig észrevehető különbségek

Az e-hiteles, illetve az e-közhiteles cégkivonat között tehát nüansznyi különbség tehető csupán, azonban éppen ez a kevés plusz az, ami utóbbit sokkal komolyabb ügyek intézésére is alkalmassá teszi. A plusz tanúsítvány és a hatóság által biztosított hitelesítés számos folyamat során elvárt, ugyanakkor azt mondhatjuk, hogy az esetek többségében egy hiteles cégkivonat is megfelelő lehet. Azt már ritkább esetben határozzák meg, hogy a dokumentumot papír alapon vagy elektronikus formában kellene benyújtani, így ha ezt külön nem szabályozzák a cégek jellemzően eldönthetik, hogy melyik utat választják.

Az ügyintézések többsége egyre inkább átkerül az digitális felületekre és az online térre, hiszen ez még nagyobb átláthatóságot és természetesen egyszerűbb és gyorsabb ügyintézést garantál minden esetben. Ehhez kapcsolódóan pedig azt mondhatjuk, hogy a cégkivonatok tekintetében is egyre inkább az elektronikus változatok válnak keresetté. A dokumentum lekérése előtt persze mindenképpen érdemes tájékozódni, hogy melyik verzióra lesz szükség és már élből a megfelelő opciót választani, hiszen így nem csak időt, de pénzt is spórolhatunk a céges ügyintézés kapcsán.