Alapító okirat pályázathoz - milyen formában fogadják el, és mire kell figyelni?

A cégek szabályszerű működéséhez rengeteg hivatalos dokumentumra van szükség már az alapítástól kezdve. Az utóbbiról szóló okirat például a különböző pályázati folyamatokban is nélkülözhetetlen és nem is akármilyen formában elfogadható.

Tartalomjegyzék

• Miért fontos a dokumentáció?
• Mi az az alapító okirat?
• Mi az a társasági szerződés?
  • Mi a különbség az alapító okirat és társasági szerződés között?
    • Hogyan épül fel egy pályázati dokumentáció?
• Mikor kell alapító okiratot és mikor társasági szerződést csatolni?
  • Papír alapú vagy elektronikus dokumentumok?
• Hogyan lehet hiteles egy elektronikus aláírás?
  • Mik a jellemző formai követelmények?
  • Melyek a leggyakoribb hibák?
• Hogyan igazoljuk a dokumentum hitelességét?
• Összefoglalás
• GYIK

Miért fontos a dokumentáció?

A bürokráciával kapcsolatban mindenki meglehetősen sarkos véleménnyel rendelkezik, ami jellemzően nem pozitív. Az ügyintézések kapcsán ugyanis sokszor rengeteg fázison kell végigmenni, mire célt érünk, ezekhez pedig temérdek mennyiségű papírt kell beszerezni, benyújtani, készíteni stb. Ez akár magánszemélyként is igaz lehet, de a cégek esetében még összetettebb folyamatokból beszélünk, hiszen számukra már a működés is rengeteg hivatalos dokumentumhoz kötött. Ezeket pedig lehetetlen elkerülni, hiszen a szabályszerű működésre vonatkozó jogszabályok meg is követelik a megfelelő dokumentációt.

A sok papír persze egyáltalán nem fölösleges, hiszen többségük nagyon is fontos, érdemi információkat tartalmaz a cégekre vonatkozóan, legyen szó a céges struktúráról, a jegyzett tőkéről, az üzleti kapcsolatokról, a vezetők kilétéről, a cég változásairól, magáról a cégformáról, a tevékenységekről és még sorolhatnánk. Ezek a dokumentumok tehát nem fölösleges, ám kötelező részei a cégek szabályos működésének, hanem kifejezetten fontos és gyakorlati haszonnal is bíró elemei. A digitalizáció korában pedig az elektronikus dokumentumok révén az ügyintézés is leegyszerűsödik, persze nem mindegy, hogy hová mit és milyen formában nyújtunk be.

Mi az az alapító okirat?

Ha a céges dokumentációról van szó, mindenképpen érdemes az alapoknál kezdeni, annál is inkább mert ezen keresztül juthatunk el a címben is említett pályázati folyamatokhoz és az ehhez kapcsolódó céges papírokhoz. A kiindulópont tehát lényegében maga az alapító okirat, ami ha úgy tetszik egy vállalat születési bizonyítványa. Ez ugyanis egy közokiratba vagy teljes, bizonyító erejű magánokiratba foglalt jognyilatkozat, amin keresztül tulajdonképpen létrehozzák a céget, mindezt törvényes, szabályozott keretek között. Tartalmi szempontból - és egyben ez a dokumentum célja is - az alapító okiratban határozzák meg a szervezet célját, vagyonát, belső felépítését, a működés kereteit és még sorolhatnánk. A kötelező tartalmi elemek között pedig olyanokat találunk, mint a cég neve, székhelye, képviselői és sok egyéb közérdekű információ. Az alapító okirat tehát egy gazdasági társaság létrejöttének alapköve, ami nélkül egy cég sem létezhet hivatalos formában.

Mi az a társasági szerződés?

A társasági szerződés és az alapító okirat nagyon is rokonértelmű fogalmak, a kettő között inkább csak formális és néhány apró, jogi különbség mutatkozik, mégsem érdemes őket összekeverni. A társasági szerződés révén tulajdonképpen szintén egy gazdasági társaság létrehozásáról van szó, amihez ez a jogi dokumentum elengedhetetlen. A társasági szerződés keretében a tagok megállapodnak a társaság létrehozásában, illetve leírják az alapító okiratban is szereplő olyan adatokat, mint a cég neve, a cégforma, a tevékenységi körök, a tagok adatai és még sorolhatnánk. A dokumentumot szintén kötelező írásban elkészíteni és a hitelesítéshez ügyvéd ellenjegyzése szükséges.

Mi a különbség az alapító okirat és társasági szerződés között?

Társasági szerződést akkor kell kötni, ha a céget több tag alapítja; az okirat elnevezése ekkor társasági szerződés (Kft., Bt.) vagy alapszabály (Zrt., Nyrt.). Tartalmilag a kettő 90 %-ban megegyezik, de a társasági szerződésben kötelező szabályozni a tagok jog- és kötelezettségi rendszerét, a taggyűlés működését, részesedési arányt, üzletrészek átruházását, míg az egytagú alapító okirat inkább az alapító jogaira és a helyettesítő határozatokra fókuszál.

Hogyan épül fel egy pályázati dokumentáció?

A cégek számára már jó ideje komoly anyagi forrást jelentenek a különböző pályázati lehetőségek, melyek tulajdonképpen a legkülönfélébb tárgykörökben érhetők el és akár közvetlen forrást biztosítanak, akár valamilyen eszköz beszerzésén keresztül segítik a cég működését, akár visszatérítendő, akár vissza nem térítendő formában. A pályázatok jellemzően meghatározott költségkerettel rendelkeznek, így az esetek többségében nem minden pályázó cég nyeri el a támogatást, de sok buktató rejlik a pályázatok adminisztratív folyamataiban, így a dokumentációban is.

A pályázati dokumentáció elvárásaival kapcsolatban nehéz konkrét dolgokat említeni, hiszen minden egyes pályázat más, így sokszor rendkívül eltérő papírokat várnak el a cégektől. Ezekhez a folyamatokhoz ráadásul egy sor olyan dokumentum is kapcsolódik, melyek csakis az ilyen eljárások keretében kerülnek felhasználásra, hiszen a pályázat követelményei ezek meglétét is elvárják. Az esetek többségében persze a már megszokott, hivatalos céges dokumentumokra is szükség lehet, így tehát a pályázati eljárásokhoz az alapító okiratnak vagy társasági szerződésnek is érdemes rendelkezésre állnia.

Mikor kell alapító okiratot és mikor társasági szerződést csatolni?

A támogatási felhívások, legyen az EU-s Széchenyi Terv Plusz, hazai KKV-, vagy épp nonprofit pályázatok egységesen azt kérik, hogy a szervezet hatályos létesítő okiratának egy példányát töltsük fel. Ez lehet akár alapító okirat, akár társasági szerződés is, a lényeg az, hogy egy hiteles dokumentummal igazoljuk a cég szabályszerű működési kereteit és létrejöttét. Ennek kapcsán azonban mindenképpen érdemes ellenőrizni a pályázatoknál általában jelenlévő jogosultságot igazoló dokumentumok körét, mert bizonyos esetekben akár 30 napnál nem régebbi, hiteles cégkivonatra is szükség lehet, ami fizetés ellenében a cégjegyzékből érhető el.

Papír alapú vagy elektronikus dokumentumok?

Míg a pályázati dokumentációt korábban jellemzően papír alapon kellett benyújtani, 2025-ben többségében pár digitálisan, elektronikus úton zajlik az anyagok feltöltése és a komplett pályázati folyamat is. Így tehát a legjellemzőbb formátum a .PDF lesz, így az elbíráló szervezet által igényelt hivatalos dokumentumokat is vagy ilyen, vagy más elektronikus, akár elektronikusan aláírt vagy hitelesített formában kell benyújtani.

Hogyan lehet hiteles egy elektronikus aláírás?

A pályázati portálok kizárólag fokozott biztonságú vagy minősített elektronikus aláírást fogadnak el, amelyet eIDAS-szerinti bizalmi szolgáltató (pl. Microsec, Netlock, NISZ) bocsátott ki, sőt sok rendszer automatikusan ellenőrzi a tanúsítvány érvényességét. Ha a dokumentumot „külső” aláírással látták el, a minősített időbélyegző csatolása is kötelező, hiszen ezzel igazolható, hogy az aláírás az okirat hatályos állapotában történt.

Mik a jellemző formai követelmények?

A pályázati dokumentáció benyújtásakor, így tehát az alapító okirat vagy társasági szerződés feltöltésekor is érdemes figyelni rá, hogy a dokumentum ne legyen jelszóval védett, illetve olyan felbontással vagy formátummal rendelkezzen, ami jól olvasható és könnyen azonosítható. Ez minden rajta lévő adatra is vonatkozik, hiszen akár ha csak egy releváns adat értelmezése is problémás, az automatikusan hiánypótláshoz vagy elutasításhoz vezethet. A dokumentumokon szerepelnie kell a hiteles aláírásoknak és bélyegzőknek, illetve az esetleges módosításokat és egységes szerkezetbe foglalva kell jelezni. Ezen kívül érdemes még arra is figyelni, hogy a fájlok neve is a kiírásban szereplő módon szerepeljenek, hiszen egy ilyen apró hiba is problémákhoz vezethet.

Melyek a leggyakoribb hibák?

A kiírók statisztikája szerint az elutasítások 30-40%-a pusztán formai hiba: hiányzó aláírás vagy időbélyeg, 90 napnál régebbi okirat, olvashatatlan vagy hiányos dokumentum, illetve téves fájlnév miatt történik. Gyakori az is, hogy az alapító okiratban szereplő tevékenységi kör nem egyezik a pályázatban feltüntetett főtevékenységgel, vagy a módosítás nincs egységes szerkezetbe foglalva. Ezek azonban kivétel nélkül könnyen elkerülhető hibák, így az ilyen figyelmetlenségek miatt nem érdemes kockáztatni a pályázatok sikerét, érdemes tehát többször is ellenőrizni minden apró részletet.

Hogyan igazoljuk a dokumentum hitelességét?

A legbiztosabb az, ha a Cégkapu vagy Cégjegyzék e-hiteles szolgáltatásán keresztül hiteles másolatot töltünk le a pályázat beadásának napján, hiszen ezen automatikusan szerepel az időbélyeg és a pecsét is. Ezzel pedig egyszerűen elkerülhetjük az ezek hiányából vagy a hozzájuk kapcsolódó egyéb problémából fakadó visszautasítást, esetleg utólagos hiánypótlást.

Összefoglalás

A pályázati kiírásokban sok különböz dokumentumot igényelhet a hirdető szervezet, ezek között ugyanakkor szinte biztosan szerepelnek az olyan alapvető céges dokumentumok, mint az alapító okirat vagy a társasági szerződés. Ezek hiteles példányai online is egyszerűen hozzáférhetők, ám mindig érdemes figyelni az adott pályázat előírásaira, formai követelményeire, ezzel elkerülve az esetleges problémákat. Az elektronikus hitelesítés és az időbélyeg fontos igazolásai egy dokumentum érvényességének, így ezekre is érdemes kiemelt figyelmet fordítani.

GYIK

Milyen formátumban kell benyújtani az alapító okiratot/társasági szerződést a pályázatokhoz?
A legtöbb pályázat esetében PDF formátumban, szkennelt vagy elektronikus aláírással hitelesített verziót kérnek. Fontos, hogy a dokumentum jól olvasható legyen, minden oldala szerepeljen és semmilyen adat vagy elem ne hiányozzon róla.

A korábban kiállított alapító okiratot is elfogadják, vagy friss dokumentum szükséges?
A pályázatok kapcsán általában az aktuális, cégnyilvántartásban is szereplő, hatályos változatra van szükség. Ha időközben esetleg módosítás történt, azokat egységes szerkezetbe foglalva kell benyújtani az okiratot.

Mi a leggyakoribb hiba, ami miatt elutasíthatják a dokumentumot?
Legtöbbször a hiányos vagy elavult dokumentumok okoznak problémát, de a nem megfelelő formátum is gyakran előfordul, ahogy a hitelesítés vagy aláírás hiánya is elutasításhoz vezet. A benyújtás előtt mindenképpen érdemes ellenőrizni a pályázati kiírás pontos követelményeit.