Cégkeresés profin: cégnév, adószám, cégjegyzékszám - mikor melyiket használd?

Ha a partnerekkel való közös munka során szeretnénk meggyőződni róla, hogy a megfelelő céggel állunk szemben és a rendszerünkben szereplő adatok is stimmelnek, érdemes lehet ezeket ellenőrizni. Ez esetben sokat segít, ha a három tipikus keresési kulcs között tudatosan választunk, garantálva a megbízható végeredményt.

Tartalomjegyzék

• Miért számít, hogy milyen adat segítségével keresünk?
• Mikor lehet az adószám a legbiztosabb megoldás?
  • Milyen hibát véthetünk adószámos keresésnél?
  • Miért hasznos a cégjegyzékszám névváltozásoknál?
• Miért érdemes cégnévre keresni és mik a nehézségei?
  • Hogyan keressünk hatékonyan cégnévre?
• Hogyan pontosítsunk a találatokon?
  • Mit tegyünk, ha nincs találat?

Miért számít, hogy milyen adat segítségével keresünk?

Egy cég mindennapjai során nem ritka, hogy szükség van egy partner adataira, legyen szó egy egyszerű ellenőrzésről, számlázásról vagy akár az adatbázis, CRM rendszer frissítéséről. A cégadatok felkutatása ma már kifejezetten egyszerű, hiszen az erre dedikált, elektronikus cégjegyzék pillanatok alatt megmutatja azokat sőt, egy ingyenes cégkivonat letöltésével akár elektronikus vagy papír alapú dokumentumként is megőrizhetjük ezeket. A keresést pedig jellemzően három adat mentén indíthatjuk: cégnév, adószám vagy cégjegyzékszám.

A három azonosító ugyanazt a célt szolgálja ám más erősségekkel bírnak. A legkézenfekvőbb keresési metódus a cégnév szerinti, ám az elírások és pontatlanságok sikertelen eredményre vezethetnek. Az adószám ezzel szemben talán a legpontosabb mód, mert kifejezetten az egyértelmű azonosításra szolgál, és sok üzleti folyamatban eleve kötelezően szerepel. A cégjegyzékszám pedig elsősorban nyilvántartási és jogi logikát követ, így különösen cégnév változása esetén lehet hasznos az azonosításhoz. A kérdés tehát nem elsősorban az, hogy melyik azonosítás a legjobb, hanem hogy az adott helyzetben melyik segítségével juthatunk megbízható eredményre.

Mikor lehet az adószám a legbiztosabb megoldás?

Amikor fontos üzleti vagy jogi szempontból is lényeges döntés előtt állunk, a cégkeresés során az adószám alkalmazása lehet a legbiztonságosabb választák. Ezt az adatot számlák, teljesítési igazolások, szerződések és a különféle beszállítói adatlapok is tartalmazzák, így amellett, hogy egy kifejezetten fontos adat, a téves azonosítás lehetőségét is minimalizálja. Az adószám természetesen egy ingyenes cégkivonaton is szerepel, így ez a dokumentum is segítheti az ellenőrzést, akár utólag is.

Mivel a céges világban sok nagyon hasonló nevű vállalkozással találkozhatunk, a keresés során is belefuthatunk ezzel kapcsolatos tévedésekbe. Az adószám ugyanakkor egy olyan egyedi azonosító, ami minden kétséget kizáróan segíthet identifikálni a keresett partnert. Ez azért is praktikus, mert a belső, CRM rendszerekben is segít elkerülni a duplikációt, ami több adminisztrációs gondot is okozhatna. Ha tehát abszolút biztosra szeretnénk menni, a cégkeresés során az adószámot adjuk meg.

Milyen hibát véthetünk adószámos keresésnél?

Bár az adószám valóban egy erős azonosító, a keresés eredménye minden esetben a bemeneti adaton múlik. Mivel egy összesen 11 számjegyből álló számsorról beszélünk, a leggyakoribb gondot az elütések vagy hiányzó karakterek jelentik különösen akkor, ha a keresést kézi bevitellel indítjuk, nem pedig másoljuk az adószámot valamelyik nyilvántartásból. Az is előfordulhat, hogy a forrásdokumentum hibás, rosszul szerepel benne a partner adószáma, esetleg régi adatot kapunk. Ilyenkor adószám alapján vagy nem lesz találatunk, vagy ami rosszabb, tévesen egy másik céget találunk meg. Ezzel kapcsolatban is jó gyakorlat lehet, ha a cégjegyzékből egy friss, ingyenes cégkivonatot töltünk le, ami biztosan az aktuális adatokkal rendelkezik.

Miért hasznos a cégjegyzékszám névváltozásoknál?

A cégkereséshez használható másik adattípus a cégjegyzékszám, ami egy talán ritkábban alkalmazott megoldás, ám bizonyos helyzetekben kifejezetten hasznos lehet. Gyakori eset, hogy egy régi szerződésen vagy korábbi cégiratban szereplő cégnév már nem egyezik az aktuális névvel, ezért ez alapján alapján bizonytalan lenne a keresés. Ebben az esetben a cégjegyzékszám segít áthidalni az időbeli változásokat, és a nyilvántartási logika mentén segít feltárni a megfelelő cég adatait.

A cégjegyzékszámot egyébként tipikusan akkor használjuk megfelelően, amikor jogi dokumentációval dolgozunk vagy a cég változástörténete miatt esélyes, hogy a név alapú keresés nem lesz elegendő. Ilyen esetekben az aktuális állapotot érdemes a már említett ingyenes cégkivonat segítségével ellenőrizni, hiszen így egyszerűen kideríthető mi a jelenlegi cégnév, székhely, illetve minden olyan alapadat, amire egy szerződésben vagy nyilvántartásban szükségünk lehet.

Miért érdemes cégnévre keresni és mik a nehézségei?

A cégkeresés során a legadekvátabb megoldásnak természetesen a cégneves keresés tűnik, hiszen ez egy jól értelmezhető, akár hallás után is megismerhető adat, míg az adószám vagy cégjegyzékszám esetén nagyobb esélyt érzünk a hibázásra. Egy cég neve ugyanakkor tartalmazhat rövidítéseket, kötőjeleket, illetve a kiejtés és írásmód közötti eltérések, valamint az ékezetek hiánya vagy éppen beírása is okozhat váratlan problémákat. A már említett, nagyon hasonló nevű cégek esetén pedig valóban a legkisebb írásjel is azt eredményezheti, hogy egy teljesen más vállalkozás adatait ismerjük meg.

Ezzel együtt nagyon is életszerű helyzet, hogy a keresés előtt csak a cégnév áll rendelkezésünkre, hiszen például egy weboldla impresszumában vagy egy e-mail aláírásában, címében találkozunk azzal, ezekből pedig a másik két kereshető adat gyakran hiányzik. Ilyen esetekben tehát nem marad más megoldás, mint a cégneves keresés, aminek jól láthatóan megvannak a maga buktatói, de természetesen odafigyeléssel ez is hatékony opció lehet a cégkeresés elindítására

Hogyan keressünk hatékonyan cégnévre?

A cégneves keresés során viszonylag kevés dologra kell figyelni, de ezekre kiemelten, hiszen közvetlen befolyással vannak a találati listára és a pontos keresésre is. Az első szabály a sok felület által igényelt minimum karakterszám, ami általában legalább három betű. Viszonylag ritka, hogy ezzel a három karakterrel egyértelmű eredményt kapunk, ezért sem mindegy, hogy melyik hárommal indulunk. A cégforma vagy egy túlságosan általános keresőszó nem szűri kellőképpen a találatokat, így érdemes az cégnév egyedi részeire koncentrálni.

Az ékezeteket érdemes viszonylag rugalmasan kezelni, hiszen a keresőmotorok egy része különbséget tesz az írásmódok között, míg mások nem tudják ezt kezelni. Adott esetben érdemes lehet megpróbálni mindkét változatot és az így kapott találatok alapján elindulni, vagy akár tovább szűkíteni a lehetőségeket. Fontos lehet a cégforma is, hiszen nem mindegy, hogy a cégnév után Bt., Kft. vagy éppen más szerepel. 

Hogyan pontosítsunk a találatokon?

Ha a cégkeresés során túl sok találatot kapunk, az nem jelenti automatikusan azt, hogy a keresés hibás, inkább arról van szó, hogy túlságosan tág halmazban próbálunk keresni. Ez esetben tehát az a legcélszerűbb, ha minél inkább igyekszünk szűkíteni. Ez történhet a név bővítésével, specifikálásával, de akár úgy is, hogy a legvalószínűbb jelölt kiválasztása után áttérünk az olyan egyedi azonosítókra, mint az adószám vagy cégjegyzékszám, melyek minden kétséget kizáróan igazolják, hogy az általunk keresett cégről van szó.

Az ingyenes cégkivonat letöltése és alkalmazása pedig azért is lehet hasznos, mert a későbbi keresések során is hatékonyan használhatjuk a rajta szereplő adatokat. E tekintetben a dokumentum minél frissebb, annál jobb, hiszen egy cég adataiban sokszor történhet változás, ám ha odafigyelünk a legfontosabb tényezőkre és tudatosan igyekszünk szűkíteni a találatokat, akkor a cégkeresés is sokkal hatékonyabbá válhat.

Mit tegyünk, ha nincs találat?

A nullás keresés, vagyis a találat hiánya nem feltétlenül azt jelenti, hogy az adott cég nem létezik, hanem inkább azt, hogy a kereséshez használt adat nem úgy szerepel a nyilvántartásban, ahogy mi gondoljuk. A cégnevek esetén ezt okozhatják a már említett eltérések, mint pl. ékezet, kötőjel stb. Az adószám kapcsán gyakoriak az elütések és hiányzó karakterek, vagy a nem megfelelő forrás használata, ami által a keresés is sikertelen eredményre vezet. A cégjegyzékszámos keresésnél pedig hasonló problémák merülhetnek fel, amik szintén ezt okozzák.

Ilyen esetekben az a leghatékonyabb, ha még egyszer, aprólékosabban és még nagyobb odafigyeléssel indítjuk el a keresést, lehetőleg a releváns találatokra szűkítve, de találatok hiányában egy általánosabb keresés eredménylistája is segíthet megtalálni a releváns céget. A cég megtalálása után pedig mindenképpen érdemes átnézni a forrásdokumentumot is, javítani az esetleges változásokat, vagy pedig a cégről egy friss, ingyenes cégkivonatot lekérni, amiben az aktuális adatok szerepelnek.

Összefoglalás

A cégkeresés során az adószám, a cégjegyzékszám és a cégnév megadásával is eredményre juthatunk, ugyanakkor buktatók mindhárom esetben jelen vannak. Mindenképpen fontos a pontos adategyeztetés és adatbevitel, illetve az ingyenes cégkivonat segítségével is megoldható ellenőrzés, ami akár utólag is segíthet tisztázni a kérdéses adatokat.

GYIK

Miért nem javasolt komolyabb ügytípusok esetén csak cégnévre keresni?
Mert a cégnév többféleképpen szerepelhet, lehet gyakori, és előfordulhat névváltozás vagy elírás. Komolyabb ügyekben a biztos azonosítást adószám vagy cégjegyzékszám adja.

Ha rendelkezése áll az adószám, érdemes egyáltalán más adatot nézni?
Igen, érdemes a találatban a cégnév- és címadatot is érdemes összevetni a rendelkezésre álló dokumentummal. Kockázatosabb helyzetekben pedig egy ingyenes cégkivonat is plusz megerősítést ad.

Mikor kifejezetten előnyös a cégjegyzékszám alapú keresés?
Akkor, amikor régi dokumentumból dolgozunk, vagy a cégnév változása miatt a név alapú keresés bizonytalan. Ilyenkor a cégjegyzékszám stabil nyilvántartási kulcs.

Mit tegyünk, ha cégnévre nincs találat, pedig a cég létezik?
Rövidítsünk a néven, próbáljuk ékezet nélkül és ékezettel is, variáljuk a kötőjelet/szóközt, és ha elérhető, váltsunk adószámra vagy cégjegyzékszámra.

Mire jó az ingyenes cégkivonat, ha már megtaláltuk a céget?
Arra, hogy a keresés eredményét megerősítsük, és az aktuális, nyilvántartott alapadatokat (például hivatalos név, székhely) ellenőrizzük, különösen szerződéses vagy pénzügyi döntések előtt.