Az e-hiteles cégkivonat és a hagyományos hitelesítés különbségei
A céges ügyintézéshez kapcsolódó, gyakran használt dokumentumok közül mindenképpen szót érdemel a cégkivonat, mely lényegében a cégre vonatkozó legfontosabb hivatalos adatok tételes felsorolását tartalmazza. A hitelesség kérdése ugyanakkor már más lapra tartozik, hiszen ezzel kapcsolatban több mód is létezik annak igazolására.
A cégkivonatról röviden
A cégek kapcsán jó néhány olyan dokumentum említhető, mely nem csupán az alapítás és működés nélkülözhetetlen feltétele, de számos ügyintézési folyamat során is elengedhetetlen azok bemutatása. Ezek alól nem is létezik kibúvó, hiszen meglétük nem lehetőség, hanem törvényi kötelezettség. Mindenképpen ide sorolható például a társasági szerződés, mely nélkül lényegében nincs is lehetőség gazdasági társaság létrehozására, de a fontosság tekintetében szorosan követi ezt a cégkivonat is, mely tulajdonképpen a vállalattal kapcsolatos információk és adatok hiteles forrása.
Ez a dokumentum lényegében egy meglehetősen hosszú lista a cégre vonatkozó információkról, illetve a legfontosabb tudnivalókról. Ha ragaszkodunk a definícióhoz, a cégkivonat egy olyan hivatalos dokumentum, mely a cégbíróság által vezetett cégjegyzék szerinti, adott cégre hatályos és jelenleg is fennálló adatokat tartalmazza és - ami talán még fontosabb - tanúsítja. Ez utóbbi ugyanis egyben azt is jelenti, hogy egy cégkivonat jogi érvénnyel rendelkezik, így bizonyító és hitelesítő szereppel is bír.
A cégkivonat nagy előnye, hogy valóban csak az aktuális információkat tartalmazza, így megbízható forrást jelent a cég adataival kapcsolatban. Ezt a megbízhatóságot persze valamilyen formában hitelesíteni is kell, mely a cégkivonat kapcsán egy abszolút releváns témakör. A dokumentum kapcsán több hitelesítési módról is beszélhetünk, melyek közül a legkorszerűbbnek az e-hiteles cégkivonat mondható, ám ennek ellenére közel sem mindegy, hogy melyik hitelesítési típussal szeretnénk ügyet intézni.
Egy hiteles cégkivonat típusai
A cégkivonat kapcsán az egyik leghatékonyabb különbségtételi megoldás a hitelesítések mentén történő azonosítás. Nem mindegy ugyanis, hogy a különböző ügyintézési típusokhoz milyen módon hitelesített cégkivonatot használunk. Bár ez a dokumentum lényegében ingyenesen is hozzáférhető és letölthető az internetről, ez a hitelesítés nélküli verzió önmagában nem alkalmas semmilyen ügyintézésre. Ha tehát hivatalosan szeretnénk a cég nevében eljárni fontos, hogy hitelesített cégkivonattal rendelkezzünk.
A cégkivonatok kapcsán tulajdonképpen három kategóriát említhetünk, melyeket érdemes ismerni, ám ezeken belül ma már több különböző hitelesítési megoldás is előfordulhat, mint amilyen például a már említett hiteles cégkivonat is. Az egyik kategória az ingyenes cégkivonat pedig a hitelesítés tekintetében nem is tekinthető relevánsnak, hiszen az online letölthető dokumentum csak és kizárólag tájékoztatási célokat szolgál és valójában semmilyen hitelesítéssel nem rendelkezik, így semmilyen ügyintézéshez nem használható.
A spektrum másik végén található a közhiteles cégkivonat, mely például pályázatok kapcsán lehet releváns opció. Olyannyira, hogy ezek az eljárások a legtöbb esetben nem is fogadnak el más típusú cégkivonatot, de ez persze kiírástól függően változhat. A közhiteles cégkivonat egy papír alapú dokumentum, melyet csak az Igazságügyi Minisztérium Céginformációs Szolgálata vagy közjegyző adhat ki. Az elkészülés folyamatát ez valamelyest meg is nyújthatja, de jellemzően egy ilyen dokumentum átfutási ideje is legfeljebb egy-két nap.
Az ingyenes és közhiteles cégkivonatok kategóriája között találjuk azokat a dokumentum típusokat, melyek esetünkben most relevánsabbak, vagyis a hiteles cégkivonatok különböző formáit. Ezek már szintén csak fizetés ellenében elérhető formátumok, melyek természetesen hivatalos ügyintézésre is használhatók. Ebben a kategóriában ugyanakkor két megoldást is említhetünk, hiszen a papír alapú és az elektronikus dokumentumként elérhető e-hiteles cégkivonat egyaránt ide tartozik, melyek különbsége szintén érdekes téma.
A papír alapú és elektronikus cégkivonat különbségei
Bár az e-hiteles cégkivonat és a hagyományos, papír alapú cégkivonat alapvetően sok egyezést mutat, több olyan különbséget is említhetünk, mely alapján jól elkülöníthetővé válik a két dokumentum típus. Az első ilyen természetesen maga a formátum, hiszen míg az e-hiteles cégkivonat jellemzően egy elektronikus aláírással ellátott, es3 formátumú dokumentum, addig a papír alapú hiteles cégkivonat egy nyomtatott dokumentum, melyet a hitelesség érdekében pecséttel és aláírással látnak el.
A különböző formátumok okán természetesen a hitelesítés módja is különbözik. Az e-hiteles cégkivonat elektronikus aláírással és időbélyegzővel kerül ellátásra, mely egyrészt biztosítja annak hitelességét, másrészt arról is informál, hogy mikor történt a dokumentum hitelesítése. Az elektronikus aláírás pedig természetesen jogilag is megállja a helyét, elektronikus ügyintézés esetén pedig a papír alapú változattal is egyenértékű. A papír alapú cégkivonatot pedig a már említett aláírással és pecséttel hitelesíti a kiállító hatóság, ám ez digitális környezetben jellemzően nem használható.
A formátumból fakadóan a felhasználási mód és hely is különbözhet, hiszen míg az elektronikus dokumentum inkább a digitális ügyintézéshez vagy online szerződéskötéshez használt, addig a nyomtatott hiteles cégkivonatot a személyes ügyintézések során alkalmazzák, hiszen ez esetben a legtöbbször fizikai példányra van szükség. Az elfogadottság tekintetében pedig azt mondhatjuk, hogy utóbbi formátum jelenleg szélesebb körben alkalmazható, ugyanakkor az e-hiteles cégkivonat is egyre inkább egyenértékűvé válik a papír alapú társával.
Releváns tényező lehet még a cégkivonatok előállításának költsége is, mely tekintetben az e-hiteles cégkivonat kedvezőbb megoldást kínál. Ennek oka, hogy nincs szükség nyomtatásra és postázásra, mely már önmagában is képes lehet költséget spórolni a cégek számára. A gyorsaság pedig szintén az elektronikus dokumentum mellett szól, hiszen a megfelelő felületen lényegében azonnal hozzájuthatunk a cégkivonathoz. Összességében tehát azt mondhatjuk, hogy az e-hiteles cégkivonat sok tekintetben rugalmasabb és kényelmesebb megoldást jelent, mint a papír alapú dokumentum, ám leginkább az ügyintézés jellege és a kapcsolódó követelmények határozzák meg, hogy melyikre lesz szükség.