A cégkivonat szerepe és a külföldi vállalkozások adatszolgáltatása
A hiteles cégkivonat egy abszolút jól ismert és sokat használt kifejezés az üzleti életben, hiszen ez a dokumentum meglehetősen gyakran bukkan fel a céges ügyintézéshez szükséges hivatalos papírok között. Érdemes tehát ismerni annak felépítését, tartalmi elemeit, illetve azt is, hogy egy külföldi kivonat miben különbözik.
Az alapvető tudnivalók
A cégekkel kapcsolatban számos olyan dokumentum említhető, mely mind a működéshez, mind az esetenkénti ügyintézéshez elengedhetetlen. Ezek között említhetjük például a társasági szerződést is, mely lényegében egy gazdasági társaság megalapításához nélkülözhetetlen, de meglehetősen szorosan mellé helyezhetünk egy sor másik papírt, melyek minden szükséges információt tartalmaznak egy adott cégről, a hozzájuk kapcsolódó tevékenységről és minden fontosabb működési aspektusról.
Ebbe a sorba illeszthető be a cégkivonat is, mely lényegében egy viszonylag hosszú lista a céges információkról és a legfontosabb tudnivalókról. A definíció szerint ez egy olyan hivatalos dokumentum, mely a cégbíróság által vezetett cégjegyzékben szereplő, az adott cégre hatályos és aktuálisan fennálló adatokat tartalmazza és tanúsítja. Ez tehát azt is jelenti, hogy a cégkivonat jogi érvénnyel is rendelkezik, tehát nem csupán tájékoztat, de bizonyító és hitelesítő ereje is van a cégekkel kapcsolatban.
Viszonylag gyakori tévedés a cégkivonat és a cégmásolat keverése, hiszen a két dokumentum nagyon is hasonló, ugyanakkor más-más célt szolgálnak és érvényük is különböző. Míg előbbi ugyanis csak az aktuálisan érvényes adatokat és információkat közli a vállalkozásról, addig utóbbi a korábban törölt adatokat is tartalmazza. Így tehát összességében teljesebb dokumentumnak számít, de az ügyintézés és adatközlés szempontjából a cégkivonat a mérvadó.
A cégkivonat használati értéke
Sok már hasonló dokumentummal egyetemben a cégkivonat is elsősorban hivatali ügyintézések vagy szerződéskötések során lehet hasznos, de emellett akár a kapcsolatrendszer feltérképezése szempontjából is fontos adatszolgáltató erővel bírhat, hiszen a többi céggel kapcsolatban is információhoz juthatunk ezen keresztül. Itt azonban ismét fel kell hívnunk a figyelmet egy mérvadó különbségre, mégpedig az ingyenes és közhiteles cégkivonat érvényének eltérésére.
Az online felületeken ugyanis lényegében bárki egyszerűen hozzájuthat az ingyenes cégkivonatokhoz, ezek azonban nem tekinthetők teljes dokumentumnak, sokkal inkább a tájékozódást szolgálják. Ezzel együtt persze így is hasznosak lehetnek, ám az ügyintézés során általában a “valós”, közhiteles dokumentumot érdemes használni. Előzőleg persze érdemes lehet utánanézni, hogy az adott hivatal elfogadja-e az ingyenes verziót, hiszen erre is van példa.
Szerződéskötéskor, pályázati anyagok benyújtásakor vagy épp hiteligényléskor azonban szinte biztosan a díjfizetés ellenében elérhető közhiteles példányra lesz szükség. Az ügyintézés tekintetében itt is könnyebbség, hogy online is megigényelhető a dokumentum. A rajta szereplő dátummal kezdődően pedig 30 napig tekinthető érvényesnek a közhiteles cégkivonat.
Az ügyintézés mellett pedig természetesen a tájékozódás is fontos szempont, hiszen a hivatalos adatokon felül akár az is megtekinthető, hogy rendelkezik-e egy adott cég bármilyen negatív bejegyzéssel, adótartozással, törölt adószámmal, nem vonták-e csődeljárás alá és még sorolhatnánk. A nyilvános cégadatok pedig a gazdaság működésének nélkülözhetetlen feltétele, így azokat mindenki számára hozzáférhetővé kell tenni, mely az internetes adatbázisokon keresztül ma már egyszerűbb, mint valaha.
A cégkivonat elemei
A cégkivonat kapcsán mindenképpen fontos röviden, tételesen tisztázni azt is, hogy milyen elemekből épül fel, hiszen ennek tudatában biztosak lehetünk benne, hogy egy valóban szabályos dokumentumot látunk és nem hiányzik egy olyan adat sem, mely nélkülözhetetlen az érvényességhez. Formai szempontból tehát az alábbi adatokkal találkozhatunk:
- Általános adatok
- Cégnév
- Rövidített cégnév
- A cég idegennyelvű elnevezése
- A cég székhelye
- A cég telephelye
- A cég fióktelepe
- Létesítő/alapító okirat, alapszabály vagy társasági szerződés kelte
- Tevékenységi kör
- Működés befejezésének időpontja
- Jegyzett tőke
- Cégképviselet módja
- Képviseletre jogosultak adatai
- Könyvvizsgáló adatai
- A felügyelő bizottsági tagok adatai
- Átalakulás folytán létrejött cég esetében a jogelőd adatai
- Az érintett államok - magyar és külföldi tulajdon esetén - betűjelei
- Kamarai tagságról szóló információ
- TB-folyószámla száma
- Statisztikai számjel
- Adószám
Külföldi kitekintés
Cégkivonatok természetesen nem csak magyar cégről kérhetők ki, hiszen a külföldi cégek számára is egy fontos dokumentumról van szó. Formailag ezek kevés dologban különböznek, ugyanakkor más országokban esetleg előfordulhatnak olyan cégformák, melyek valamilyen módon hatással vannak a cégkivonatok felépítésére, tartalmára és a benne közölt adatokra. Kérdés persze, hogy a magyar forrásokhoz képest honnan juthatunk hozzá a külföldi vállalatok cégkivonataihoz.
Ennek megoldására jött létre a BRIS vagy az Üzleti Nyilvántartások Összekapcsolási rendszere, illetve egy új azonosító a vállalkozások számára, az ún. EUID, vagyis Európai Egyedi azonosító. Az egyes EU tagállamokban regisztrált cégek adatai pedig az európai igazságügy portál keresőjével kutathatók fel és kérhető le a hozzájuk kapcsolódó cégkivonat. Ezzel kapcsolatban pedig ismét érdemes tisztázni egy félreértést, mely ezeket a dokumentumokat is érinti.
Cégkivonatot ugyanis nem csak magyarul, hanem több idegen nyelven is igényelhetünk, ez azonban nem jelenti azt, hogy azok a külföldi ügyintézés során használhatók lennének. Egy idegen nyelvű cégkivonat ugyanis továbbra is csak hazai felhasználásra alkalmas. Ha külföldön szeretnénk ügyet intézni és ehhez van szükségünk a dokumentumra, a megoldás az úgynevezett Apostille cégkivonat, mely olyan országokban is használható, melyek csatlakoztak az Apostille egyezményhez.